Wie du Ordnung in dein Online-Büro bringst, deine Effizienz steigerst und dein Unternehmen so auf das nächste Level hebst - womenbiz

Wie du Ordnung in dein Online-Büro bringst, deine Effizienz steigerst und dein Unternehmen so auf das nächste Level hebst

Veröffentlicht am 2. Februar 2022

Autorin: Sandra Jörimann

Wer ein eigenes Unternehmen führt, weiss, wie schnell sich aus einer Vision und anfänglicher Euphorie Überforderung und Burnouts ableiten lassen. Unternehmergeist alleine reicht nicht aus, um ein erfolgreiches Unternehmen zu führen. Es braucht eine Strategie, Organisation und Durchblick. Lerne, wie du Ordnung in dein Zettelsystem bringst, eine To-Do-Liste erstellst, auf die du dich tatsächlich und ausschliesslich verlassen kannst und wie du sicherstellst, dass deine nächsten Schritte auch sicher zielführend und in Einklang mit deiner Vision stehen. 

Unklarheit als Produktivitätskiller

Das Führen eines eigenen Unternehmens ist nicht alleine damit getan, eine innovative und gewinnbringende Idee zu haben. Das ist erst der Anfang. Im besten Falle. Dabei muss nicht einmal zwingend das Rad neu erfunden werden, um erfolgreich zu sein. Auch wenn der eigene Wunsch daraus besteht, das hundertste Brunch-Lokal in Zürich zu eröffnen; der kleine Hipsterladen mit dem Carpe-Diem-Bild an der Wand hat immer noch das Potenzial, zum beliebtesten Hotspot der Stadt zu werden. Denn Ordnung und Durchblick sind nicht nur die halbe Miete. Sie sind Basis, Dreh- und Angelpunkt eines Unternehmens, das nachhaltig erfolgreich sein will. Sie sind essentiell für Unternehmer/innen, die selbst entscheiden möchten, wann und wieviel sie arbeiten. Und sie sind überlebenswichtig für Visionär/innen, die langfristig mit Freude und Energie an der Umsetzung ihrer Idee zu arbeiten gedenken.

Nach der Gründung meines zweiten Unternehmens Virtuelle Assistenz Schweiz LLC habe ich 2020 einen Punkt erreicht, an dem ich mir genau dessen bewusst werden musste. Und zwar schnell, denn lange konnte ich die neue Gangart nicht aufrechterhalten. Morgens schon hatte ich den Kopf voller Ideen und To Do’s, die miteinander Ping-Pong spielten. Bei dem ganzen Hin und Her bekam ich letztendlich keine Einzige meiner Aufgaben zu fassen. So blieb mir nichts anderes übrig, als dem Treiben paralysiert zuzusehen. Sicher kennst du diese Tage, an denen du morgens aufstehst und es in deinen Fingern kribbelt vor lauter Aufträgen, die anstehen, und Impulsen, denen nachzugehen du dir vorgenommen hast, und dann setzt du dich an den PC, und plötzlich ist alles weg. Genau das. In Endlosschleife. In meiner Verzweiflung habe ich dann erst einmal das gemacht, was laut jedem Produktivitätsratgeber Schrägstrich Lifecoach zu Soddom und Gomorra führt: Ich habe mein E-Mail-Programm geöffnet und erst einmal durch die neuen Nachrichten gescrollt. So nutzte ich den ersten Energieschub des Tages dafür, Werbeemails zu löschen, um vermeintlich schon einmal ein bisschen produktiv gewesen zu sein, und ersticke dadurch sehr effizient die ersten innovativen Impulse des Tages.

Dabei hatte ich doch diese Vision. Die Gewissheit, dass da vorne etwas ganz, ganz Grosses lauert. Und trotzdem war da diese Diskrepanz zwischen meiner Vision, meinen Zielen und den tausend Dingen, die es auf dem Weg dorthin zu erledigen gilt. Ich habe vor lauter Bäumen den Wald und vor lauter Wald die Bäume nicht gesehen.

Ich brauchte eine Struktur, einen Plan. Und dann kam David Allen…

David Allen, Getting Things Done (2001)

Auch wenn das Buch schon ein bisschen älter und für viele nichts Neues ist: Die Lektüre von David Allen’s Getting Things Done hat in mir einen derartigen Ordnungsdrang ausgelöst, dass ich mich prompt dazu veranlasst fühlte, alle Post-Its, Notizbuch- und Kalendereinträge, To-Do-Listen, Fotos und Screenshots radikal auszusortieren oder ihnen den richtigen Platz zuzuweisen. Gleichzeitig hat sie mir dabei geholfen, mir und meinem Business die Struktur zu geben, die nötig ist, um effizient und zielgerichtet zu arbeiten und im Alltag den Fokus zu behalten.

“define what done means and what doing looks like”

Das zentrale Konzept in David Allens Werk besteht aus der Aussage «define what done means and what doing looks like». Zunächst geht es mit «define what done means» darum, dass du dir deiner Vision und deiner Ziele bewusst wirst und dir überlegst, wie du diese erreichen kannst.

Hierbei werden die folgenden 6 Ebenen unterschieden:

5 life (z.B. finanziell unabhängig sein)

4 long-term vision (für das bezahlt werden, was du gerne tust)

3 one- to two-year goals (10 langfristige Kundenbeziehungen aufbauen)

2 area of focus (Kundenstamm aufbauen)

1 current projects (neue Kundin gewinnen)

0 next action (potenzielle Kundin anrufen)

Ebene 0 bezeichnet den ground state, wo die Implementation der Strategie in den Alltag stattfindet, und beschreibt demnach “what doing looks like”.

Ob du diese Horizonte nun von oben nach unten oder von unten nach oben betrachtest: Es geht vor allem darum, dass du bei allem, was du tust und dir überlegst, immer in Einklang mit den anderen 5 Ebenen bist. So ergibt sich das “vertical processing”. Dieses gewährleistet, dass du strukturiert und auf einer (im besten Falle) geraden roten Linie auf das definierte Ziel zugehst.

Im Klartext: Frage dich einmal ganz konkret, warum du eigentlich tust, was du tust, und definiere die nächsten Schritte bis zum Ziel. Oder besser gesagt: Den nächsten Schritt. Der nächste Schritt ist immer der Wichtigste, auch wenn er nur 5 Minuten in Anspruch nimmt. Denn den unmittelbar nächsten Schritt, die “next action” eines Projektes, herauszukristallisieren, lässt das gesamte Vorhaben gleich viel einfacher erscheinen. Es erleichtert den Denkprozess und hilft dir, dich auf etwas Machbares zu fokussieren. Es steigert dein Selbstvertrauen, deine Energie und deine Motivation!

Um die vielen nächsten Schritte unter Kontrolle zu behalten, erstellst du dir am besten EINE To-Do-Liste.

Die To-Do-Liste

Die To-Do-Liste wird zu deinem wichtigsten Begleiter im Alltag werden. Wenn du es richtig anstellst.

Um dich zu 100% auf deine To-Do-Liste verlassen zu können, ist es wichtig, dass du alle, wirklich ALLE To-Do’s in deiner To-Do-Liste vermerkst, die dir in den Sinn kommen. Scheinbar unwichtige Dinge nehmen dabei genau gleich viel Hirnkapazität in Anspruch wie wichtige Dinge. Wenn dir also 10-mal am Tag in den Sinn kommt, dass du noch Hundefutter kaufen musst, schreib es auf. Habe keine Angst vor einer langen To-Do-Liste. Es ist ja nicht so, als wäre sie vorher nicht schon da gewesen. Stelle sicher, dass nicht doch noch irgendwo ein Zettel herumliegt oder eine Kalendererinnerung herumschwirrt, sonst vertraust du deiner To-Do-Liste nicht. Und das Gefühl im Hinterkopf, dass du dir für heute doch eigentlich etwas total Wichtiges vorgenommen hast, bleibt. Egal, was du tust, dieses Etwas schiebt sich immer wieder in den Vordergrund wie ein lästiges Haar irgendwo am Unterarm und verlangt nach deiner Aufmerksamkeit.

Wie die To-Do-Liste schlussendlich aussieht und welches Tool du nutzt, ist dir überlassen. Wichtig ist, dass du dir die Liste jeden Tag ansiehst. Das klingt zunächst vor allem nach Zusatzarbeit. Aber nur so kannst du dir den Nachmittag freinehmen, um mit den Kindern auf den Spielplatz zu gehen, ohne ein schlechtes Gewissen zu haben und daran denken zu müssen, was du stattdessen alles tun solltest. Auch wenn du eine Aufgabe auf den nächsten Tag verschiebst, so weisst du dennoch, dass du sie dir angeschaut hast, du heute wirklich keine Zeit dafür hast, und dir auch niemand einen Strick dreht, wenn du sie heute nicht erledigen kannst.

Abgesehen von der To-Do-Liste empfiehlt sich eine Someday-Liste für alles, was gerade keine Priorität hat, du aber irgendwann in Angriff nehmen oder weiterverfolgen möchtest, ein Kalender für zeitkritische Termine und ein Tool für Referenzmaterial, auf das du in bestimmten Situationen zugreifen möchtest.

Achte darauf, dass du die Kategorien nicht vermischst. Schreibe keine To Do’s in den Kalender, von denen du denkst, dass du sie unbedingt heute erledigen musst, denn so übersiehst du vielleicht einen der wirklich zeitkritischen Termine mit Kund/innen.

Das Ziel

Bei dieser ganzen Listenerstellung ist wichtig, dass du das Ziel nicht aus den Augen verlierst. Oberstes Ziel ist es, alles von deiner mentalen Festplatte zu entfernen. Stell dir dein Gedächtnis als einen Tisch vor, der mit allen möglichen Zettelchen, Boxen, Kartons und Notizbüchern vollgestellt ist. Nun kommst du mit deinem Laptop an und willst an einem Artikel arbeiten. Der Laptop hat aber keinen Platz auf dem Tisch. Alles ist vollgestellt, da stehen sogar noch die Reste des Abendessens. Du musst also zuerst einmal aufräumen. Sortiere aus, wirf Dinge weg und weise allem seinen eigenen Platz zu. So hast du Raum für die neue Aufgabe und kannst dich ihr uneingeschränkt widmen. Und sei es, dass es sich bei dem To Do nicht um einen neuen Artikel, sondern um das Treffen mit einer Freundin handelt. Wenn du weisst, dass du nichts Wichtiges vergessen haben könntest, kannst du dich voll und ganz auf eine Sache konzentrieren und hast dabei deinen Seelenfrieden.

Steigere deine Motivation und komme in den Flow

Mithilfe der GTD-Methode habe ich meinem Business nicht nur mehr Struktur und Klarheit verliehen. Ich habe ausserdem gemerkt, dass ich mir damit viel mehr mentalen Raum schaffen kann. Mentalen Raum, den ich beispielsweise für das Schreiben nutzen kann. Mentalen Raum, den ich mir bewusst nehme, um mich beim Kaffee voll und ganz auf meine Freundin und darauf zu konzentrieren, wie es ihr geht. Mentalen Raum, um den Urlaub in vollen Zügen zu geniessen. Mentalen Raum, den ich nur dann nutzen kann, wenn ich weiss, dass ich wirklich nichts Dringenderes vergessen haben könnte.

Ausserdem wirst du sehen: Dich wieder einmal deiner Vision zu besinnen, steigert die Motivation ins Unermessliche. Dann stellt auch die Frage nach der Produktivität kein Problem mehr dar.

Wenn du also manchmal das Gefühl hast, dass es deinem Vorhaben an Struktur und einer roten Linie fehlt oder du gerade einfach einen kleinen Motivationsschub benötigst, hilft dir dies bestimmt.

Viel Erfolg und wie gesagt: Immer ein Schritt nach dem anderen.

Die Virtuelle Assistenz Schweiz ist ein Netzwerk, das den Virtuellen Assistent:innen in der Schweiz eine Informationsplattform und die Gelegenheit bietet, sich mit anderen Mitgliedern zu vernetzen und sich gegenseitig zu unterstützen.

Virtuelle Assistenz Schweiz by Sandra Jörimann

Telefon: +41 78 656 47 21
E-Mail: info@virtuelleassistenz-schweiz.ch
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