Autorin: Susanne Lorenz

Delegieren ist eine sehr wichtige Fähigkeit, die jede Führungskraft beherrschen sollte. Häufig jedoch wird nicht genug delegiert, da es als «Loswerden» von Aufgaben missverstanden wird. Oder es wird gar nicht erst delegiert, weil es einfach schneller geht, wenn man das als Führungskraft selbst erledigt, oder?

Smarte Delegation bedeutet jedoch, Aufgaben gezielt, klar und strategisch zu übertragen, sodass du dich als Führungskraft aufs Führen konzentrieren kannst und auch dein Team was davon hat. Doch was bedeutet smart zu delegieren nun konkret?

1. Was bedeutet smarte Delegation?

Bei der smarten Delegation geht es nicht nur um Aufgabenverteilung. Sie bedeutet, dass die richtigen Aufgaben an die richtigen Personen mit den passenden Kompetenzen übertragen werden. Dabei werden die Erwartungen aller Beteiligten und das entsprechende Mass an Unterstützung geklärt. Ein Beispiel macht es deutlicher.

Ein Beispiel:

Lisa ist Abteilungsleiterin im Marketing. Bisher hat sie alle Präsentationen für die Geschäftsführung selbst erstellt. Das lag daran, dass sie hohe Ansprüche hat und nach Perfektion strebt.

Mittlerweile merkt sie, dass ihr dadurch wertvolle Zeit für andere wichtige Themen fehlt. Deswegen bleibt sie länger und macht kaum noch Pausen. Nachdem ihr eine gute Freundin ins Gewissen geredet hat, entschliesst sie sich, das nun Schritt für Schritt zu ändern.

Sie überträgt ihrem Mitarbeiter Tom die Erstellung der nächsten Präsentation. Dabei achtet sie darauf, dass sie

• Erwartungen abklärt
• eine klare Struktur gibt
• die wichtigsten Inhalte nennt
• Zwischentermine für Feedback ausmacht

Am Ende freut sie sich, dass sie diesen Schritt gegangen ist, denn Tom fühlt sich ernst genommen und bringt eigene kreative Ideen ein, die die Präsentation sogar verbessern.

2. Prinzipien der smarten Delegation

Was sind nun die Prinzipien, wenn man smart delegieren will? Das Prinzip SMART kennst du vielleicht schon von Zielformulierungen. Dabei stehen die einzelnen Buchstaben für bestimmte Aspekte, die notwendig sind, damit am Ende auch ein gut umsetzbares Ziel entsteht.

S – Spezifisch
M – Messbar
A – Attraktiv
R – Realistisch
T – Terminiert

Beim Delegieren verfolgst du als Führungskraft ja auch Ziele – so macht es durchaus Sinn, diese Prinzipien hier ebenfalls anzuwenden.

S – Spezifisch

Denke bei den Aufgaben gern an die Sesamstrasse. 😉 «Wer, wie, was, wieso, weshalb, warum? Wer nicht fragt, bleibt dumm! »

Frage dich also bei der Übertragung von Aufgaben auch gern:

• Welche Aufgaben können abgegeben werden?
• Wer passt am besten?
• Warum ist diese Aufgabe wichtig und warum wähle ich diese Person dafür aus?
• Was muss der Mitarbeitende alles genau wissen, um die Aufgabe so gut wie möglich umsetzen zu können?
• Welche Erwartungen haben wir beide?
• Welche Rahmenbedingungen sind entscheidend für den Erfolg?

M – Messbar

Welche Erfolgskriterien kannst du anwenden? Menge, Dauer, Fristen etc. Das sollte auch konkret besprochen werden, damit dein Gegenüber Klarheit hat und auch schauen kann, ob es so passt. Da kommen wir direkt zum A und R von SMART, da das alles zusammenhängt und sich gegenseitig bedingt.

A – Attraktiv

Frage dich beim Delegieren:

• Welche Aufgaben helfen meinen Mitarbeitenden, sich zu entwickeln?
• Wie kann ich die einzelnen motivieren?
• Wie kann ich ihnen zeigen, dass sie auch etwas davon haben, wenn sie diese Aufgabe übernehmen?

R – Realistisch

Hierbei geht es um folgende Fragen:

• Welche Fähigkeiten und Ressourcen werden für die Erledigung der Aufgabe benötigt?
• Wie viel Zeit sollte man veranschlagen?
• Welche anderen Aufgaben hat die Person noch, die ggf. dann vernachlässigt werden?

T – Terminiert

Bis wann muss die Aufgabe erledigt werden? Welche Teilschritte mit welchen Fristen sollten eingehalten werden? Denke hier auch immer an einen Puffer, damit du nicht in Stress gerätst, wenn es doch zu Verzögerungen kommen sollte. Diesen Puffer würde ich dir aber nicht raten zu kommunizieren.

Ein smartes Beispiel

Wenn du also zum Beispiel willst, dass ein Mitarbeiter mehr Verantwortung übernimmt, sag bitte nicht «Kümmere dich bitte um den Kundenbericht.» Das wäre nicht smart formuliert.

Formuliere es eher so: «Bitte erstelle den monatlichen Kundenbericht. Wichtig ist, dass er bis Freitag fertig ist und die KPIs der letzten drei Monate enthält. Lass uns in drei Tagen ein kurzes Update machen. Ist das realistisch für dich?»

Durch diese klare Struktur weiss der Mitarbeiter genau, was erwartet wird und kann selbstständig arbeiten. Ausserdem bekommt er die Gelegenheit zu sagen, ob das für ihn auch machbar ist. Schliesslich kann es immer sein, dass man als Führungskraft nicht alle Aufgaben auf dem Schirm hat, die vielleicht zeitgleich fertig sein sollten.

3. Die Vorteile von smarter Delegation

Klingt das für dich erstmal nach mehr Arbeit? Denkst du dir jetzt, dass es dann doch viel schneller geht, wenn du die Aufgaben einfach selbst machst? Ja, da hast du Recht! Allerdings nur, wenn du kurzfristig denkst. Als Führungskraft macht es jedoch definitiv mehr Sinn, wenn du mittel- bis langfristig denkst! Denn dann bedeutet Delegieren:

• Mehr Zeit für dich als Führungskraft, um dich auf strategische Themen zu konzentrieren.
• Höhere Motivation im Team, weil Mitarbeitende Verantwortung übernehmen.
• Gesteigerte Produktivität, weil Aufgaben dort erledigt werden, wo sie am besten aufgehoben sind.
• Weniger Stress für dich, weil nicht alles an deiner Person hängt.

Fazit: Delegation als Superkraft

Smarte Delegation ist kein Zeichen von Schwäche, sondern von guter Führung. Führungskräfte, die gezielt und klar delegieren, profitieren doppelt: Sie entlasten sich selbst – und fördern gleichzeitig ihr Team. Wenn du Delegation als strategisches Werkzeug verstehst, wirst du produktiver, entspannter und erfolgreicher sein.

Also: Welche Aufgabe kannst du als Nächstes smart delegieren?

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Über die Autorin

Susanne Lorenz ist Kommunikationstrainerin und Business Coach seit 2012. Unter dem Motto «Superkräfte für Führungskräfte» trainiert sie erfolgreich Führungskräfte in gewaltfreier Kommunikation.

Zudem unterstützt Susanne Leitungskräfte dabei, ihre Konfliktfähigkeit zu stärken, um Spannungen zu lösen und die Kommunikation im Team zu verbessern. In Einzel- und Gruppencoaching vermittelt sie, wie ehrliches und wertschätzendes Feedback im Team gelingt.

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Susanne Lorenz

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