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Produktivität als CEO: Tools und Zeitmanagement-Tipps

Veröffentlicht am 22. Januar 2025

Autorin: Jacqueline Basler

Als selbständige Unternehmerin oder CEO kennst du es bestimmt: Dein Tag ist vollgepackt mit Aufgaben, Meetings und dringenden To-Dos – doch am Abend fragst du dich, ob du wirklich an den Dingen gearbeitet hast, die dein Business langfristig voranbringen. Statt strategischer Planung und Wachstum bleibt oft nur Zeit für das Abarbeiten des Tagesgeschäfts.

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du als CEO effizienter arbeitest, ohne dich im Tagesgeschäft zu verlieren. Ich teile bewährte digitale Tools, Zeitmanagement-Methoden und persönliche Strategien, die mir geholfen haben, produktiver und stressfreier zu arbeiten.

Zwei der grössten Herausforderungen, mit denen viele Selbständige kämpfen, sind:

  1. Zu viel operativer Kleinkram statt strategischem Fokus – Statt dein Unternehmen aktiv weiterzuentwickeln, verlierst du dich in Mails, Kundenanfragen und administrativen Aufgaben. Die wirklich wichtigen Projekte bleiben liegen.
  2. Das Gefühl, ständig erreichbar sein zu müssen – Sei es per Mail, WhatsApp oder in Meetings – die ständige Kommunikation frisst wertvolle Zeit und unterbricht deinen Fokus. Am Ende bleibt wenig Raum für kreatives Denken oder echte Deep-Work-Phasen.

Doch wie kannst du dem entgegenwirken? Die Lösung liegt nicht darin, noch mehr zu arbeiten, sondern deine Zeit bewusster zu managen und smarte digitale Tools zu nutzen, die dich entlasten.

Ich zeige ich dir auf, welche Strategien und Automatisierungen mir helfen, den Überblick zu behalten, Zeitfresser zu eliminieren und mich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt – das Wachstum meines Business.

Die grössten Produktivitätskiller für CEOs

Effizienz im Business bedeutet nicht, jede Minute des Tages vollzupacken – sondern die richtigen Prioritäten zu setzen. Doch genau hier scheitern viele Selbständige, weil sie in typische Produktivitätsfallen tappen.

Ein grosses Problem ist, dass viele Unternehmerinnen zu viel Zeit mit operativen Aufgaben verbringen, anstatt sich auf strategische Entscheidungen zu konzentrieren. Rechnungen schreiben, Kundenanfragen beantworten, Social Media bespielen oder das Team koordinieren – all das frisst Stunden, die eigentlich für die Weiterentwicklung des Business gedacht waren. Wer sich ständig mit dem Tagesgeschäft aufhält, findet kaum Zeit für Innovation oder langfristige Planung. Die Lösung liegt darin, ein echtes CEO-Mindset zu entwickeln: Weg von Mikromanagement, hin zu smarten Automatisierungen und digitalen Tools, die dich im Alltag entlasten.

Ein weiterer Produktivitätskiller ist die mangelnde Delegation. Viele Selbständige halten an der Überzeugung fest, dass sie alles selbst erledigen müssen, weil «es sonst niemand so gut macht wie ich». Doch dieses Denken führt dazu, dass man sich verzettelt und wertvolle Energie auf Dinge verschwendet, die auch jemand anderes übernehmen könnte. Gleichzeitig sorgen ineffiziente Workflows dafür, dass einfache Aufgaben unnötig viel Zeit kosten. Wer langfristig wachsen will, braucht daher klare Prozesse und ein funktionierendes System, das auch ohne ständige manuelle Eingriffe läuft. Strukturierte Abläufe, smarte Workflows und gezielte Delegation sind der Schlüssel zu mehr Effizienz.

Dazu kommt die permanente Erreichbarkeit, die den Fokus zerstört. Emails, WhatsApp Nachrichten, Slack-Pings – ständig fordert jemand Aufmerksamkeit, und die eigene To-Do-Liste rückt in den Hintergrund. Studien zeigen, dass es nach jeder Unterbrechung bis zu 25 Minuten dauern kann, um wieder in den Flow zu kommen. Das Ergebnis? Man arbeitet den ganzen Tag, hat aber das Gefühl, nichts wirklich geschafft zu haben. Hier helfen bewusste Fokuszeiten und digitale Tools, die Kommunikation effizienter zu gestalten und Ablenkungen zu minimieren.

Doch wie genau lassen sich diese Produktivitätskiller eliminieren? Im nächsten Abschnitt schneide ich kurz an, welche digitalen Tools und Strategien dich dabei unterstützen können, effizienter zu arbeiten und endlich wieder Zeit für das Wesentliche zu haben.

1. Digitale Tools für mehr Effizienz

Die richtige Technik kann dir helfen, deine Produktivität als CEO deutlich zu steigern. Digitale Tools ermöglichen nicht nur eine bessere Organisation, sondern auch das Automatisieren von Routineaufgaben und eine effizientere Zusammenarbeit mit deinem Team. Hier sind einige der besten Tools, die den Unterschied machen.

Ein gutes Projektmanagement-Tool ist die Grundlage für klare Workflows und strukturierte Prozesse. Statt Aufgaben lose per Email oder Chat oder Post-it zu verteilen, hilft dir eine Plattform wie Trello, Notion oder ClickUp, die Projekte zu planen, Deadlines zu setzen und den Überblick zu behalten.

Doch selbst mit einem klaren Workflow bleiben viele zeitraubende Routineaufgaben. Hier kommen Automatisierungstools wie Zapier oder Make ins Spiel. Sie verbinden verschiedene Anwendungen miteinander und erledigen repetitive Aufgaben automatisch. Dank Zapier spare ich wöchentlich 5 Stunden, weil meine Rechnungen automatisch in einem Google Drive-Ordner gespeichert und dann in mein Buchhaltungstool geladen werden. Das ist nicht nur zeitsparend, sondern reduziert auch Fehler und sorgt für eine reibungslose Buchhaltung. Und das ist nur eine Automation, die ich für mein Business angelegt habe.

Neben der Organisation ist auch die Kommunikation ein entscheidender Faktor für Produktivität. Effizienter wird es mit Tools wie Slack, Loom oder Notion. Slack ersetzt interne Emails, Loom eignet sich perfekt für schnelle Erklärvideos und Notion kann als zentrales Wiki für dein Unternehmen dienen.

Zuletzt solltest du auch deine eigene Zeitnutzung im Blick behalten. Tools wie RescueTime oder Toggl helfen dir, deine Arbeitszeit zu analysieren und zu optimieren. So kannst du gezielt Anpassungen vornehmen und deine Produktivität steigern. Ich tracke zum Beispiel auch die Zeit für diesen Artikel. 🙂

2. Zeitmanagement-Tipps, die wirklich funktionieren

Effektives Zeitmanagement bedeutet nicht, mehr Aufgaben zu erledigen, sondern sich auf die richtigen zu konzentrieren. Hier sind vier bewährte Strategien, die deine Produktivität als CEO steigern.

Prioritäten setzen mit der Eisenhower-Matrix

Viele Selbständige verlieren sich in dringenden, aber unwichtigen Aufgaben und haben am Ende des Tages das Gefühl, kaum etwas wirklich Relevantes geschafft zu haben. Hier kann die Eisenhower-Matrix helfen, um klare Prioritäten zu setzen. Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind – wie Krisen oder Fristabläufe – sollten sofort erledigt werden.

Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben, etwa die Weiterentwicklung des Business oder Networking, sollten strategisch geplant werden, um langfristiges Wachstum zu sichern. Dringende, aber nicht wichtige Tätigkeiten, wie Mails oder Terminabstimmungen, lassen sich gut delegieren, während weder wichtige noch dringende Aufgaben, beispielsweise unnötige Meetings oder Ablenkungen, konsequent eliminiert werden sollten.

Der Fokus auf langfristig bedeutsame Aufgaben sorgt für nachhaltigen Erfolg. Mehr dazu in meinem Artikel: Effektive Zeitmanagement-Methoden im Vergleich.

Deep Work: Ablenkungsfreie Phasen für strategische Aufgaben

Echte Fortschritte entstehen nur durch konzentriertes Arbeiten. Plane täglich 1–2 Deep-Work-Sessions ein, schalte Benachrichtigungen aus und widme dich ohne Ablenkung einer einzigen Aufgabe.

Batching & Fokuszeiten: Ähnliche Aufgaben bündeln

Ständige Kontextwechsel kosten nicht nur Zeit, sondern auch mentale Energie. Statt zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu springen, ist es produktiver, ähnliche Tätigkeiten in Blöcken zu erledigen.

So kann es helfen, Emails nur zweimal täglich zu bearbeiten, statt sie den ganzen Tag über zu checken. Administrative Aufgaben sollten zu festen Zeiten eingeplant werden, damit sie nicht den gesamten Workflow unterbrechen. Auch Kunden-Calls oder die Erstellung von Content lassen sich bündeln, um fokussierter und effizienter zu arbeiten. Diese Methode reduziert Ablenkungen und sorgt für einen besseren Arbeitsfluss.

Meetings optimieren: Kürzer, strukturierter, zielführender

Meetings können echte Zeitfresser sein, wenn sie zu lange dauern oder ohne klares Ziel stattfinden. Um sie produktiver zu gestalten, helfen drei einfache Regeln:

  1. Setze ein Zeitlimit von maximal 15–30 Minuten, um die Diskussion fokussiert zu halten.
  2. Eine klare Agenda sorgt dafür, dass alle Teilnehmenden wissen, worum es geht und welche Ergebnisse erwartet werden.
  3. Zudem lassen sich viele Themen asynchron über Tools wie Slack oder Loom effizienter klären, ohne dass ein Meeting nötig ist. So bleibt mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben.

Diese Methoden helfen dir, bewusster mit deiner Zeit umzugehen. Im nächsten Abschnitt zeige ich, wie ich mein Business effizient organisiere und welche Tools mich dabei unterstützen.

Mein Erfolgsansatz für stressfreie Produktivität

Produktivität bedeutet für mich effiziente Strukturen zu schaffen. Ich habe früh erkannt, dass mein Business nur wachsen kann, wenn ich gezielt Tools, Routinen und Automatisierungen nutze. Mein Tag startet nicht mit Emails oder Social Media, sondern mit einer klaren Prioritäten-Übersicht in Notion. So weiss ich genau, worauf ich mich konzentrieren muss.

Ein zentraler Bestandteil meines Workflows ist mein CEO Day – ein fester Tag pro Woche für strategische Aufgaben und Weiterbildungen. Statt mich mit dem Tagesgeschäft aufzuhalten, nutze ich diesen Tag, um Prozesse zu optimieren, neue Ideen umzusetzen und mein Business langfristig weiterzuentwickeln.

Diese digitalen Helfer erleichtern mir den Alltag:

  • Notion – für Projektmanagement und Content-Planung
  • Zapier – zur Automatisierung von Routineaufgaben
  • Slack & Loom – für schnelle, effiziente Kommunikation
  • Toggl – zur Analyse und Optimierung meiner Zeitnutzung

Meine wichtigsten Routinen:

  • Tagesstart mit Fokuszeit, bevor ich Emails checke
  • Batching für operative Aufgaben, um Zeitfresser zu minimieren
  • Regelmässige Prozessoptimierung, um effizienter zu arbeiten

Je weniger Zeit ich mit operativen Aufgaben verschwende, desto mehr bleibt für das, was wirklich zählt – das Wachstum meines Business und mich.

Deshalb setze ich konsequent auf Automatisierungen: Rechnungen werden automatisch erstellt, Social-Media-Posts vorausgeplant und Kundenanfragen direkt in mein CRM-System übertragen. Das spart mir wöchentlich mehrere Stunden und reduziert mentale Belastung.

Mein grösstes Learning? Produktivität ist kein Zufall, sondern eine bewusste Entscheidung. Wer die richtigen Tools und Strukturen nutzt, kann als CEO stressfreier und effizienter arbeiten.

Fazit: Produktivität als CEO beginnt mit der richtigen Strategie

Produktivität bedeutet klüger zu arbeiten. Gerade als Selbständige oder CEO ist es entscheidend klare Strukturen zu schaffen, die effizientes Arbeiten ermöglichen.

Der Schlüssel liegt darin, die richtigen Tools und Methoden bewusst einzusetzen. Digitale Helfer wie Notion, Zapier oder Toggl können dich dabei unterstützen, Abläufe zu optimieren, Zeitfresser zu eliminieren und deine Ressourcen gezielt auf das Wachstum deines Business zu lenken. Gleichzeitig helfen bewährte Zeitmanagement-Strategien wie der CEO Day, Deep Work oder Batching dabei, fokussierter und stressfreier zu arbeiten.

Doch jede Unternehmerin hat ihren eigenen Weg, produktiv zu arbeiten – und genau deshalb interessiert mich deine Perspektive! Welche Tools und Routinen helfen dir, effizienter zu arbeiten? Welche Strategien haben dein Business nachhaltig verändert?


Über die Autorin

Ich bin Jacqueline, virtuelle Assistentin auf selbständiger Basis. Während meiner Zeit als Geschäftsleitungsassistentin habe ich entdeckt, wie sehr ich es liebe, zu planen, zu organisieren und anderen Menschen administrativ das Leben zu erleichtern.

Meine Mission ist es, meinen KundInnen mehr Freiheit, Leichtigkeit und Zeit zu schenken – für eine bessere Work-Life-Balance! Ich bin strukturiert, organisiert und technikaffin. Gemeinsam mit dir entwickle ich dein Business weiter. Vernetze dich mit mir oder schreibe mir eine Email – ich freue mich, von deinen Erfahrungen zu hören.

Jacqueline Basler – deine virtuelle Assistentin
Jacqueline Basler

Webseite: remote-tasks.com
Email: jacqueline-va@basler.io
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