Autorin: Franziska Vater

«Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen, und genügend Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen», wusste schon Theodore Roosevelt (1858-1919, 26. Präsident d. USA).

Jede von uns kennt diese Problematik, dass plötzlich viele Projekte gleichzeitig anstehen oder ein Kunde Aufgaben anfragt, die nicht zu unserer Kernkompetenz gehören.

Entweder versuche ich nun, alles alleine zu bewältigen und verliere vielleicht den Blick auf das Wesentliche. Oder ich entscheide mich dafür Aufgaben abzugeben, zu delegieren.

Gerade im Projektmanagement ist es wichtig, Aufgaben zu delegieren; denn umso komplexer das Projekt ist, umso mehr unterschiedliche Kompetenzen brauche ich, um erfolgreich zu sein.

Was bedeutet delegieren denn überhaupt?

Übersetzt man das Wort «delegieren», welches sich aus dem Lateinischen «delegare» ableitet, bedeutet das “anvertrauen” bzw. „übertragen“. Das Verb bedeutet auch „zu etwas abordnen“, also eine Aufgabe, Zuständigkeit oder Kompetenz an eine andere Person oder Organisation zu übertragen.

Angewendet in unseren Arbeitsalltag bedeutet Delegation, dass wir verschiedene Aufgaben an eine dafür geeignete Person übergeben, die die notwendige Kompetenz zur Umsetzung der Aufgabe mitbringt. Diese Person übernimmt diese und führt sie selbständig aus.

Dadurch entsteht mehr Zeit für dich als Unternehmerin und die verschiedenen Aufgabengebiete werden von den jeweiligen Kompetenzträgern übernommen.

Welche Tätigkeiten kann ich abgeben?

Nun habe ich mich dazu entschieden, mich wieder mehr auf mein Kerngeschäft zu konzentrieren bzw. Aufgaben abzugeben. Aber welche Aufgaben eignen sich denn überhaupt zum Delegieren?

Je nach Business und Projektumfang lassen sich verschiedene Aufgaben oder ganze Teilbereiche abgeben:

• Routineaufgaben wie z.B. Kalendermanagement, E-Mail-Kommunikation, Reiseplanung oder weitere administrative Aufgaben im Büroalltag
• Ganze Aufgabenbereiche, z.B. Betreuung der Social Media Kanäle, Eventmanagement, Websiteerstellung und -management
• Im Projektmanagement einzelne Teilbereiche des Projektes, wie z.B. im Eventbusiness Teilnehmermanagement, Logistik, Rahmenprogramm, usw.

Welche Vorteile bringt das Delegieren?

Das Delegieren von Aufgaben kann dir als Unternehmerin verschiedene Vorteile bieten.
Einer der wichtigsten Vorteile ist es sicher, dass du dich durch das Abgeben von zum Beispiel administrativen Aufgaben, wieder ganz auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst. Das bedeutet für dich mehr Energie und Zeit für die Entwicklung von neuen Ideen, die dein Business voranbringen. Dadurch kann der Erfolg deines Unternehmens langfristig gesteigert werden, da du deine Kraft wieder fokussieren kannst.

Durch das Abgeben von Bereichen an die jeweilige Expertin werden die jeweiligen Aufgaben kompetent umgesetzt; auch das trägt zu einem besseren Endergebnis bei.
Gleichermassen lässt sich das Zeitmanagement für ein Projekt verbessern; jeder kann seine zugeteilten Aufgaben direkt angehen und die to-do Liste wird nicht zu lang. So werden Aufgaben rechtzeitig erledigt.

Im Projektmanagement habe ich es oft erlebt, dass die Projektleitung versucht, alle Aufgaben selber zu erledigen. Das ist aber je nach Komplexität des Projektes nicht umsetzbar, bzw. kostet es einfach zu viel Zeit und Energie. Daher kann man von einem kompetenten Team nur profitieren. Jedes einzelne Teammitglied bringt seine Kompetenz mit ein und macht das Endergebnis des Projektes besser.

Delegieren hilft uns also dabei, effizienter und effektiver zu arbeiten.

Worauf sollte ich beim Delegieren achten?

Wie Roosevelt schon sagte, die Aufgaben sollten an die «richtige» Person abgegeben werden. Sprich, nur an wirklich geeignete Personen Aufgaben delegieren, d. h. an Personen, die für die Aufgabe auch qualifiziert sind.

Dafür sollte eine Aufgabe klar abgegrenzt sein, d. h. deutlich formuliert sein, damit klar ist, was gefordert wird und in welcher Form.

Für eine optimale Umsetzung sollte es eine klare Zielsetzung geben (bis wann, welche Qualität, sonstige Rahmenbedingungen).

Habe ich die Aufgabe an die geeignete Person abgeben, ist es auch wichtig, nicht ständig in den Kontrollmodus zu verfallen. Vertrauen ist wichtig beim Delegieren, denn nur so kann ich auch wirklich abgeben und mich anderen Bereichen zuwenden.

Aber an wen kann ich nun meine Aufgaben abgeben?

Wenn ich ein Unternehmen mit Mitarbeitern habe, dann kann ich natürlich im Team die Aufgaben nach den jeweiligen Kompetenzen verteilen und einzelnen Mitarbeitern mehr Bereiche zuteilen.
Manchmal brauchen aber gerade Unternehmerinnen Unterstützung, die alles selber machen, bzw. eben keine Mitarbeiter haben, denen sie z.B. administrative Aufgaben abgeben können. Dann kann eine Virtuelle Assistenz die Lösung sein.

Virtuelle Assistenten übernehmen für ihre Auftraggeber unterschiedliche Aufgaben, die sie selbständig und auf virtueller Basis erledigen. Die übernommenen Aufgaben können von einfachen Admin-Tätigkeiten bis hin zu komplexen Projekten reichen.  Der grosse Vorteil für Kunden ist, dass Virtuelle Assistenten unkompliziert für einzelne Aufgaben eingesetzt werden können oder ganze Bereiche komplett übernehmen können.

Gerne kann ich dich als Virtuelle Assistentin bei verschiedenen administrativen Aufgaben oder im Bereich des Projektmanagements unterstützen. Die Details zu meinem Angebot findest du auf www.franziskavater.ch
Benötigst du eine Kompetenz aus einem anderen Bereich und suchst Unterstützung? Gerne empfehle ich dir das Netzwerk der Virtuellen Assistenz Schweiz.

Franziska Vater – Virtuelle Assistenz

Telefon: +41 78 625 79 54
Email: mail@franziskavater.ch
Webseite: www.franziskavater.ch

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