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Delegation ist ganz einfach, oder?

Veröffentlicht am 29. Dezember 2021

Autorin: Eva Fankhauser

„Ich arbeite nach dem Prinzip, dass man niemals etwas selbst tun soll, was jemand anderer für einen erledigen kann.“ sagte schon der berühmte amerikanische Unternehmer John D. Rockefeller (1830 – 1937). So erfolgreich wie Rockefeller war, können wir davon ausgehen, dass sich für ihn die Delegation von Aufgaben an andere Personen bewährte.  Schaut man im Duden nach der Bedeutung des Wortes „delegieren“, steht da „Rechte oder Aufgaben (abtreten und) auf einen anderen übertragen.“ Das klingt nach Entlastung, Unterstützung, also ganz angenehm für eine vielbeschäftigte Person. Trotzdem begegne ich in meinem Beratungsalltag immer wieder Führungskräften, die am Limit laufen, da sie sehr viel zu tun haben und trotzdem nur wenige Aufgaben abgeben und so das Potenzial der Delegation nicht voll ausnutzen. Es gibt zudem zig Ratgeber, Blogs und Artikel, die sich damit befassen, wie man richtig und erfolgreich delegiert. In der Theorie wissen viele von uns, dass uns Delegation entlastet und es oft zielführender ist, Aufgaben abzugeben. Aber, wenn das so eine gute Sache ist, weshalb delegieren wir dann nicht häufiger?

Was hindert uns daran zu delegieren?

1. Der Aufwand

Überlege ich mir, ob ich eine Aufgabe abgeben soll, blitzt sofort der Gedanke auf: „Es geht doch schneller, wenn ich das selbst erledige, als wenn ich es noch jemandem erklären muss.“ Es ist so, dass uns die Einführung einer Person in neue Aufgaben eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt und, dass zusätzliche Kommunikation und Koordination nötig sind. Das alles bedeutet Aufwand und kann abschreckend sein, besonders wenn wir selbst schon im Zeitdruck sind. Kann uns jemand aber nach einer sorgfältigen Einführung langfristig unterstützen, lohnt sich der kurzfristige Zeitaufwand auf jeden Fall.

2. Unsere (fehlende) Arbeitsorganisation

Wir haben Unmengen zu tun und arbeiten jeden Tag im Hamsterrad vor uns hin, um möglichst viele Pendenzen abzuarbeiten. Wir arbeiten dabei die Aufgaben ab, wie sie gerade anfallen. Wir lassen uns dabei oft dazu verleiten, uns übermässig oft mit kleinen (manchmal auch unwichtigen) Aufgaben zu beschäftigen, die schnell erledigt sind. Denn es gibt uns ein gutes Gefühl, wenn wir bei unserer grossen Arbeitsmenge wieder ein To Do abhaken können. Vor lauter Arbeit nehmen wir uns nicht die Zeit zu überlegen, was wirklich dringend sowie wichtig ist, oder was wir auch abgeben könnten.

3. Unser Harmoniebedürfnis

Manche von uns möchten keine Aufgaben abgeben, um niemanden zusätzlich zu belasten und keine negativen Reaktionen zu schüren. Gedanken kommen auf wie „Mitarbeiterin xy hat ja sonst schon so viel zu tun. Da möchte ich ihr nicht noch zusätzliche Aufgaben aufbürden“. Wir übernehmen Aufgaben selbst, um andere zu schonen und beliebt zu sein. Denn eine Mitarbeiterin könnte sich ja von mir ausgenutzt fühlen. Dieser Gedankengang mag zwar sehr sozial sein, unsere delegierten Aufgaben gehören aber zu den vorgesehenen Aufgaben unserer Mitarbeitenden, und externe Fachpersonen bezahlen wir dafür, dass sie uns in spezifischen Aufgaben unterstützen.

4. Unser Kontrollstreben

Delegation hat zur Folge, dass wir die Zügel teilweise aus der Hand geben müssen und nicht mehr alles kontrollieren können. Wir müssen darauf vertrauen, dass eine andere Person unsere Aufgaben mindestens genauso gut und pflichtbewusst ausführt, wie wir es tun würden. Vertrauen ist ein wichtiges Thema in der Delegation. Denn, wenn ich nicht vertraue und die abgegebenen Arbeiten zu häufig kontrolliere, verliere ich viel Zeit mit Kontrollen. Zudem sinkt die Motivation der Person, der ich Arbeiten delegiert habe, genau zu arbeiten, da sie weiss, dass ich das Resultat sowieso noch kontrolliere. Die Arbeitsqualität sinkt und ich muss vermehrt kontrollieren – ein Teufelskreis.

5. Unser Perfektionismus

Haben wir einen Hang zum Perfektionismus, fällt uns die Delegation zusätzlich schwer. Wir haben die Lösung eines Problems bereits im Kopf und wissen genau, wie wir vorgehen würden. Meine eigenen Arbeiten kontrolliere ich dann jeweils x-Mal bevor ich sie offenlege, damit ich auch bestimmt keinen Fehler übersehe. Da ich nicht weiss, ob eine andere Person auch so genau arbeiten würde, führe ich sämtliche Aufgaben lieber selbst aus. Oder: Wenn ich mich trotzdem zur Delegation überwinden kann, dann benötige ich ebenfalls sehr viel Zeit bei der Kontrolle der delegierten Aufgaben.

6. Unser Ego

Alle Hände voll zu tun zu haben, bringt auch positive Aspekte mit sich, wie z.B. das Gefühl gebraucht zu werden. Der Gedanke oder der Ausspruch „Ohne mich läuft hier gar nichts!“ unterstreicht unsere eigene Wichtigkeit, wir fühlen uns schier unersetzbar und das tut unserem Ego gut. Delegieren wir Aufgaben und nehmen die Unterstützung anderer in Anspruch, mag das für die ganz Leistungsorientierten unter uns ein Zeichen dafür sein, dass wir es alleine nicht schaffen.  Und es könnte ja sein, dass jemand anders die Aufgabe besser macht als wir selbst und diese Person dann besser dasteht als wir!?

7.Personelle Ressourcen

Alles schön und gut, wenn eine Führungskraft x Mitarbeitende hat. Aber als Unternehmerin habe ich vielleicht gar keine Angestellten, denen ich etwas delegieren könnte. Da ist ja klar, dass ich alles selber machen muss. Ich sehe überhaupt keine Möglichkeiten zur Delegation.

Welche Strategien können helfen?

1. Priorisierung

Ein für die Optimierung des Selbstmanagements oft eingesetztes Modell zur gezielten Priorisierung von Aufgaben ist das von Eisenhower. Der amerikanische General und US-Präsident Dwight D. Eisenhower entwickelte die Methode, um mit Hilfe einer Matrix die zu bewältigenden Aufgaben einzuteilen. Er beurteilte sämtliche Aufgaben anhand der Dimensionen Dringlichkeit und Wichtigkeit.

Ordnest du deine anstehenden Aufgaben ins folgende Raster ein, erlangst du sofort Klarheit darüber, welche Aufgaben du direkt ausführen und welche du delegieren solltest. Manchmal haben wir Lieblingsaufgaben, mit denen wir uns einfach gerne beschäftigen, die aber weder besonders dringend noch wichtig sind. Wenn wir wieder einmal in Aufgaben versinken und einfach drauflosarbeiten, hilft uns zwischendurch ein Blick auf das Raster.

2. Loslassen

Um besser loslassen zu können, helfen mir folgende Überlegungen: Was ist das Schlimmste, was passieren könnte, wenn die Aufgabe nicht 100% perfekt bearbeitet wird? Welche Konsequenzen hat es, wenn die Aufgabe nicht so bearbeitet wird, wie ich es gemacht hätte? Wenn ich diese Fragen für mich beantworte, wird mir oft bewusst, dass die möglichen negativen Konsequenzen gar nicht so wild wären. Vielleicht gibt es ja auch noch einen anderen Lösungsweg, den ich selbst übersehen habe. Eine andere Person kommt vielleicht zum gleich guten oder noch besseren Resultat mit einer anderen Vorgehensweise. Loslassen in diesem Rahmen ist eine gute Übung, da wir diesem Thema immer und immer wieder begegnen. Denn „Leben heisst loslassen. Alles was wir festhalten, hält auch uns fest“.

3. Vertrauen

Vertrauen setzt voraus, dass ich auf die komplette Kontrolle verzichte. Wenn ich vertraue, erwarte ich von meinem Gegenüber, dass dies nicht ausgenutzt wird. Wenn ich vertraue, gehe ich also immer ein gewisses Risiko ein. Es ist nicht möglich immer alles zu kontrollieren, und je besser ich jemanden und dessen Arbeitsweise kenne, desto einfacher fällt es mir auch, dieses Risiko einzugehen. Ich habe bei der Delegation immer die Wahl, wem ich eine Aufgabe übertrage, und wen ich als besonders geeignet für eine Aufgabe einschätze. Delegation kann noch weitere positive Aspekte mit sich bringen: Wenn jemand eine interessante Aufgabe von mir übertragen bekommt, ist es für diese Person ein Zeichen der Wertschätzung und wirkt motivierend. Es zeigt ihr, dass ich sie als kompetent genug einstufe, die Aufgabe zu übernehmen. Oder es signalisiert dieser Person, dass ich bei ihr Entwicklungspotenzial sehe und sie fördern möchte.

4. Akzeptieren, dass man nicht von allen geliebt werden kann

Ja, ich gebe zu, es ist ein schönes Gefühl, wenn andere uns gut gesinnt sind und uns mögen. Aber wenn wir um jeden Preis nach Harmonie streben, richten wir unser Verhalten danach aus und laufen Gefahr, andere wichtige Aspekte zu vernachlässigen. Gerade als Führungskraft oder Unternehmerin muss ich auch bereit sein, Ideen durchzusetzen oder Entscheidungen zu fällen, die nicht allen gefallen. Diese Einsicht kann gedanklich viel Entlastung schaffen.

5. Sich der eigenen Ersetzbarkeit bewusst sein

Der Titel mag etwas negativ klingen und ist trotzdem hilfreich; besonders in Situationen, in denen jemand zu viel arbeitet und die eigenen Bedürfnisse ignoriert. Um die Arbeit zu erledigen, macht es manchmal Sinn, sich die eigene Ersetzbarkeit vor Augen zu führen: „Was geschieht, wenn ich morgen einen Unfall habe und nicht mehr zur Arbeit kommen kann?“ Genau, wahrscheinlich übernimmt dann auch jemand anders meine Aufgaben. Irgendwie würde es dann auch ohne mich laufen, auch wenn der Gedanke für mich aktuell unvorstellbar ist. Ich kann also davon ausgehen, dass schon heute jemand anders einen Teil meiner Aufgaben übernehmen könnte, wenn ich sie delegiere.

6. Unterstützung suchen

Wenn du keine Mitarbeitende hast: Vermutlich hast auch du Aufgaben, die dich viel Energie und Zeit kosten und dich belasten. Du hast aber nicht die Möglichkeit, die Aufgabe an eine mitarbeitende Person zu geben. Vielleicht gibt es ja Aufgaben, die du extern weitergeben kannst. Wie sieht es zum Beispiel mit der Buchhaltung oder dem Marketing aus? Vielleicht gibt es externe Fachpersonen, die dir diese Aufgaben abnehmen und dich entlasten können. Du kannst nicht in jedem Bereich Profi sein, also vielleicht führt eine externe Fachperson gewisse Aufgaben sogar professioneller und effizienter aus?

Ja, es gibt sicher noch weitere Gründe, weshalb wir nicht delegieren. Aber ich möchte dich ermutigen, es trotzdem immer und immer wieder zu versuchen. Auch hier gilt: Übung macht die Meisterin. Wenn ich regelmässig delegiere, gehört das einfach dazu und ich muss mich weniger überwinden. Und an die Delegations-Queens unter uns: Weiter so – ihr seid auf dem richtigen Weg. Lasst uns auf unsere Kernkompetenzen konzentrieren.

Hast du noch Fragen zum Thema Delegation oder wünschst du dir sonst Unterstützung für die Bewältigung deiner Herausforderungen? Ich bin jederzeit gerne für dich da und begleite dich in Form eines Einzelcoachings.

Über die Autorin

Eva Fankhauser ist ausgebildete Arbeits- und Organisationspsychologin und unterstützt Teams und Einzelpersonen dabei, Herausforderungen im Beruf- und Privatleben erfolgreich zu bewältigen. Sie ist davon überzeugt, dass sich eine optimierte Arbeitsweise nicht nur positiv auf die Leistungsfähigkeit, sondern auch auf die Work-Life-Balance auswirkt.

BäRa Dienstleistungen GmbH
Eva Fankhauser

Telefon: +41 76 492 51 99
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