Autor: André Bosse

Mehr Zeit – das wünschen wir uns alle. Für die Dinge, die uns wichtig sind. Für Familie und Freunde. Für das, was uns antreibt. Für alles, was sonst zu kurz kommt.

Und trotzdem: Der Tag bleibt bei 24 Stunden. Nicht mehr, nicht weniger. Die Aufgabenliste ist lang, der Kopf voll, der Kalender eng. Gerade als Unternehmerin oder Selbstständige jonglierst du oft mehrere Rollen gleichzeitig und fragst dich vielleicht: Wie soll ich das alles schaffen?

Die Wahrheit ist: Zeit lässt sich nicht managen. Aber du kannst lernen, bewusster mit ihr umzugehen. Und genau darum geht es hier. Um deinen Umgang mit Zeit. Um Klarheit, Struktur und einen Alltag, der wieder Luft lässt. Für das, was zählt.

Zeit fliesst – und du entscheidest, wohin

Zeit ist wie ein Fluss. Das Wasser strömt unaufhörlich – mal ruhig, mal wild, mal überfordernd. Anhalten kannst du es nicht. Auch nicht durch einen Damm. Nicht mit noch so viel Planung. Auch wenn du es versuchst: Der Druck steigt. Früher oder später müssen die Schleusen auf. Und dann geht’s weiter. Genauso ist es mit deiner Zeit. Du kannst sie nicht aufhalten. Nicht vermehren. Und nicht speichern. Aber du kannst entscheiden, wie du sie nutzt.

Deshalb spreche ich auch lieber von Selbstmanagement als von Zeitmanagement. Denn es geht nicht darum, die Zeit zu kontrollieren, sondern dich selbst. Was tust du mit der Zeit, die dir zur Verfügung steht? Welche Aufgaben bekommen deine volle Aufmerksamkeit? Wo verlierst du Energie, weil du versuchst alles gleichzeitig zu schaffen?

Wenn du deinen Fokus veränderst, weg von der Zeit und hin zu dir selbst, verändert sich auch dein Alltag. Selbstmanagement beginnt genau hier.

Warum viele Methoden nicht greifen

Wenn Zeit also nicht das Problem ist, warum haben dann so viele das Gefühl, nie genug davon zu haben?

«Ich organisiere alles – mein Business, meine Familie, den ganzen Alltag. Aber am Ende des Tages bleibt nichts mehr für mich übrig.» Solche Sätze höre ich in meinen Coachings immer wieder. Menschen, die viel ausprobiert haben. Methoden, Tools, To-do-Listen. Und trotzdem bleibt das Gefühl: Es reicht nicht. Es funktioniert nicht. Irgendetwas fehlt.

Und genau das zeigt, woran viele klassische Zeitmanagement-Methoden scheitern: Sie passen nicht zu jedem. Denn wir alle haben unterschiedliche Arbeitsweisen, unterschiedliche Lebensrealitäten und manchmal auch unterschiedliche Baustellen.

Nicht jede Methode passt zu deinem Alltag. Und genau das ist der Punkt.

Selbstmanagement beginnt nicht mit Tools. Sondern mit Klarheit. Mit dem Blick auf dich selbst. Nicht darauf, wie du noch effizienter wirst, sondern wie du deinen Tag so gestaltest, dass er wirklich zu dir passt.

Warum dein Alltag mehr Struktur verdient

Kennst du das Gefühl, ständig zwischen den Stühlen zu sitzen? Vormittags Kundengespräche führen, zwischendurch schnell einkaufen, dann noch ein Zoom-Call, später die Kinder abholen. Und irgendwo dazwischen war da ja noch diese eine Idee, die du eigentlich angehen wolltest.

Der Alltag vieler Unternehmerinnen und Selbstständiger ist voll. Und oft so vielfältig, dass man selbst kaum noch weiss, wo man eigentlich anfangen soll. Kein Wunder: Du übernimmst gleich mehrere Rollen: Geschäftsführerin, Buchhalterin, Netzwerkerin, Marketingexpertin. Und das ist nur der berufliche Teil. Es gibt ja auch noch dein privates Leben.

Daher kann es hilfreich sein, sich mit diesen unterschiedlichen Rollen einmal auseinanderzusetzen. Denn je genauer du deine Rollen und Abläufe kennst, desto leichter wird es, dein Selbstmanagement zu verbessern. Nicht durch starre Regeln oder neue Tools, sondern durch eine auf dich abgestimmte Struktur.

Selbstmanagement beginnt mit Klarheit. Die nächsten acht Schritte sollen dir deshalb dabei helfen, deinen Alltag neu zu sortieren. Nicht von aussen vorgegeben, sondern aus dem, was dir wirklich wichtig ist. Schritt für Schritt, so wie es zu dir passt.

Schritt 1: Deine Lebensbereiche im Gleichgewicht: Wo stehst du gerade?

Bevor du etwas anpackst, ist es hilfreich zu wissen, wo du gerade stehst. Denn jede Veränderung beginnt mit dem ersten Schritt: einer ehrlichen Bestandsaufnahme.

In welcher Lebenssituation befindest du dich gerade und welche Rollen nimmst du ein? Welche Tätigkeiten liebst du, welche geben dir Energie und welche rauben sie dir?

Das Konzept der vier Lebensbereiche ist hierfür ein hilfreiches Werkzeug. Es hilft dir, Orientierung zu bekommen. Es zeigt, wohin deine Energie fliesst und wo sie gerade fehlt.

• Beruf & Job
  Alles, was zu deiner Arbeit gehört. Projekte, Aufträge, Kundinnen, Verantwortung und Aufgaben.
• Beziehungen
  Familie, Partnerschaft, Freundschaften, Netzwerke. Die Menschen, mit denen du verbunden bist.
• Sinn & Erfüllung
  Das, was dir wichtig ist. Was dich antreibt. Was dir ein gutes Gefühl gibt. Ehrenämter, Hobbys, Wohltätiges.
• Gesundheit
  Körperlich und mental. Bewegung, Ernährung, Ruhephasen.

Jeder Bereich ist wichtig. Und sie beeinflussen sich gegenseitig. Wenn einer zu kurz kommt oder zu dominant ist, wirkt sich das auch auf die anderen aus.

Um herauszufinden, wie es dir gerade in jedem Bereich geht, hilft eine kleine Reflexion. Schaue zum einen, welche der Rollen in den einzelnen Lebensbereichen du liebst, welche einfach zu deinem Leben dazugehören und welche du eigentlich nicht mehr einnehmen möchtest. Und zum anderen schau, ob diese Rollen dir Energie geben oder rauben.

Fühlt sich die Verteilung deiner Rollen gut an? Geben sie dir mehr Energie als sie dir stehlen? Sind die vier Lebensbereiche in einer Balance, die sich gut anfühlt? Und falls nicht, was könntest du ändern? Du musst keine perfekte Balance haben. Das Leben ist nicht immer ausgewogen. Aber es ist hilfreich zu sehen, was gerade viel Raum bekommt, und was untergeht.

Aus dieser Bestandsaufnahme darf jetzt etwas Neues entstehen. Ein Bild davon, wie du leben und arbeiten möchtest. Der nächste Schritt: deine persönliche Vision.

Schritt 2: Weisst du, wohin du willst?

«Wer Visionen hat, sollte zum Arzt gehen.» So sah es zumindest Helmut Schmidt, der ehemalige Bundeskanzler Deutschlands. Eine Haltung, die ich nicht teile. Denn Visionen sind wichtig. Sie entstehen aus dem, was dir fehlt. Aus dem, was du vermisst. Und aus dem, was du dir wünschst.

Wenn du gerade eben Bilanz gezogen hast, hast du vielleicht gespürt, in welchem Lebensbereich es Luft nach oben gibt. Oder wo etwas komplett fehlt. Genau dort entsteht deine Vision. Eine Idee davon, wie es sich besser anfühlen könnte.

Eine Vision ist kein konkretes Ziel. Keine messbare Grösse. Und auch kein To-do. Es ist eine Richtung. Eine Vorstellung davon, wie du leben und arbeiten möchtest. Wer du sein willst. Was dir wirklich wichtig ist.

Nicht alles davon ist sofort erreichbar. Muss es auch nicht sein. Aber es gibt dir Orientierung. Einen inneren Kompass, an dem du dich ausrichten kannst.

Drei Fragen helfen dir, diese Richtung zu finden:

• Wer will ich sein?
  Welche Persönlichkeit möchtest du sein? Welche Eigenschaften willst du stärker in deinen Alltag holen? Vielleicht ist es mehr Gelassenheit, Mut, Orientierung oder Präsenz.
• Was möchte ich haben?
  Das kann materiell sein – mehr finanzielle Freiheit, mehr Zeit. Es kann aber auch bedeuten: mehr Unabhängigkeit, mehr Leichtigkeit, mehr Zeit für dich oder andere.
• Was will ich bewirken?
  Welche Wirkung möchtest du in deinem Umfeld, bei deinen Kundinnen, in deinem Team oder deiner Familie hinterlassen? Was soll bleiben, wenn du etwas getan hast?

Du musst auf diese Fragen keine perfekten Antworten finden. Es reicht, wenn sie dich berühren. Wenn sie etwas in dir auslösen.

Dein innerer Kompass ist jetzt justiert. Du hast ein Bild davon, was dir wichtig ist und wohin du willst. Damit aus dieser Richtung ein konkreter Weg wird, braucht es jetzt Ziele, die dir Orientierung geben und dich wirklich motivieren.

Schritt 3: Vom grossen Traum zum greifbaren Ziel

Damit aus einer Vision Bewegung wird, braucht es Ziele. Klar formuliert. Persönlich. Greifbar. Erst dann kannst du deinen Weg bewusst gestalten. Schritt für Schritt und Aufgabe für Aufgabe. Denn gerade im Alltag kann eine Vision leicht untergehen. Zwischen Emails, Meetings, Kundenanfragen und Familienchaos wirkt sie oft weit weg.

Ein Ziel holt deine Vision zurück in den Alltag. Es bringt Orientierung. Es zeigt dir, worauf du dich fokussieren willst. Und was du dir getrost sparen kannst. Ich arbeite dabei gerne mit der SEKSI-Formel. Fünf Kriterien, die dir helfen, deine Ziele so zu formulieren, dass du wirklich ins Tun kommst:

• Spezifisch.
  Greifbar und eindeutig. Nicht: «Ich will mehr Zeit für mich.» Sondern: «Ich nehme mir jeden Donnerstagvormittag frei.»
• Emotional.
  Dein Ziel muss dich berühren. Wenn es dich kalt lässt, wirst du nicht dranbleiben.
• Konkret.
  Du solltest sofort erkennen, was genau zu tun ist. Zahlen, Daten und Fakten.
• Selbstständig.
  Du solltest es selbst in der Hand haben. Kein «Ich will, dass andere…», sondern «Ich entscheide, dass ich…»
• Initiativ.
  Ein Ziel bringt dich ins Handeln. Du wartest nicht, du startest.

Dadurch erhältst du Ziele, die so konkret sind, dass es dir auch leichter fällt, deine täglichen Aufgaben besser zu priorisieren.

Du hast jetzt ein Ziel vor Augen. Und einen Plan, wie du es erreichen willst. Doch dann kommt der Alltag. Plötzlich sind da Ablenkungen, Unterbrechungen, offene Schleifen. Dinge, die dich aufhalten, ohne dass du es merkst.

Schritt 4: Wo deine Zeit verloren geht

Kennst du das? Du bist den ganzen Tag beschäftigt. Und trotzdem bleibt am Ende das Gefühl, nichts geschafft zu haben. Das liegt nicht an zu wenig Disziplin. Sondern oft an Zeitdieben, die sich unbemerkt in deinen Alltag schleichen.

Zeitdiebe verstecken sich überall. Und sie rauben dir Fokus, Energie und Zeit, ohne dass du es direkt spürst.

Wie schon beim Fluss deiner Zeit: Es sind die kleinen Umleitungen, die dich aufhalten. Die Stromschnellen. Die unerwarteten Hindernisse, die deine Aufmerksamkeit ablenken und Energie kosten.

Um sie zu erkennen, hilft zum Beispiel ein Tagesprotokoll. Kein starrer Zeitplan. Kein Tracking-Tool. Nur ein ehrlicher Blick auf das, was du tust und wie lange es dauert.

Notiere dir über ein paar Tage, was du wann gemacht hast. Und wie du dich dabei gefühlt hast. Ob du konzentriert warst. Oder abgelenkt. Ob die Aufgabe länger gedauert hat als geplant. Mit der Zeit erkennst du Muster. Dinge, die sich immer wieder einschleichen. Und die dich davon abhalten, das zu tun, was dir wirklich wichtig ist.

Wenn du weisst, wo deine Zeit verloren geht, kannst du beginnen, sie bewusster zu nutzen. Der nächste Schritt: deinem Tag eine klare Struktur geben.

Schritt 5: Entspannt und organisiert durch den Tag

Du hast eine lange Liste an Aufgaben. Du fängst irgendwo an. Springst von einer Sache zur nächsten. Beantwortest zwischendurch Emails, kümmerst dich um kleine Anfragen.

Was wäre ein gutes Selbstmanagement ohne eine verlässliche Tagesstruktur? Sie gibt dir Orientierung. Wie ein Kanal, der das Wasser in festen Bahnen lenkt.

Wie genau entsteht diese Struktur? Und wie kannst du sie gezielt gestalten?

Ein Teil ergibt sich von selbst. Durch feste Zeiten, die du nicht beeinflussen kannst. Aufstehzeiten mit Kindern. Öffnungszeiten. Sprechstunden. Abholzeiten. Sie bilden die Eckpfeiler, um die herum du deinen restlichen Tag organisieren kannst.

Hilfreich dabei ist die Timeboxing-Methode. Du reservierst dir feste Zeitfenster im Kalender – für Prioritäten, grosse Aufgaben oder Routinetätigkeiten wie Emails. Termine mit dir selbst. Sichtbar und verbindlich.

Dabei hilft es, deine persönliche Leistungskurve zu kennen. Jeder Tag hat Hoch- und Tiefphasen. Die anspruchsvollen Aufgaben brauchen Konzentration und passen deshalb am besten in ein Leistungshoch. Routinearbeiten erledigst du besser in Tiefphasen. Weisst du, wann du besonders produktiv bist? Auch Pausen gehören dazu. Sie sind kein Luxus. Sondern Teil deines Rhythmus. Ich stehe zum Beispiel zwischendurch auf, schaue aus dem Fenster oder trinke in Ruhe ein Glas Wasser.

Ein passendes Tool dafür ist die Pomodoro-Methode. 25 Minuten konzentriertes Arbeiten. Fünf Minuten Pause. Nach vier Durchläufen: eine längere Pause von 30 Minuten.

Aber das ist nur ein Richtwert. Du darfst deinen eigenen Rhythmus finden. Für mich funktioniert ein Zyklus von 40 Minuten Arbeit und 5 Minuten Pause besser. Vielleicht ist es bei dir anders.

Diese klare Tagesstruktur hilft dir, deinen Fokus zu halten.

Doch genauso wichtig ist dein Arbeitsumfeld. Denn Ordnung aussen schafft oft auch Ruhe im Kopf.

Schritt 6: Warum Ordnung mehr Freiheit bedeutet

«Das Genie beherrscht das Chaos.» Hast du diesen Satz schon mal gehört? Oder sogar schon selbst verwendet? In Wahrheit ist es aber oft das Chaos, das uns beherrscht. Und unseren Arbeitsalltag schwerer macht, als er sein müsste.

Der Schreibtisch quillt über vor Papierstapeln. Die Schubladen gehen kaum noch zu. Sideboards und Fensterbänke werden zur Ablagefläche für alles Mögliche. In so einem Umfeld wird es schwer, den Fokus zu behalten und effizient zu arbeiten. Unordnung führt zu Suchzeiten, Ablenkung, weniger Raum und letztlich zu Stress.

Dabei ist es egal, ob du im Büro arbeitest, im Homeoffice oder in der Werkstatt kreativ bist. Ein übersichtlich organisierter Arbeitsplatz schafft Freiraum. Alles hat seinen Platz. Alles ist an seinem Platz.

Ist es nicht ein gutes Gefühl, wenn um dich herum alles aufgeräumt ist? Und wenn dann noch persönliche Dinge, Blumen oder Deko ihren Platz haben, steht einem entspannten Arbeiten nichts mehr im Weg.

Und was für deinen Schreibtisch gilt, gilt genauso für deine digitalen Geräte. Denn auch auf deinem Computer und Smartphone zeigt sich, wie klar du arbeitest.

Schritt 7: Schluss mit dem digitalen Chaos

Informationen sind schnell verfügbar. Und genauso schnell landen sie auf unseren Geräten: Als Datei, Email, Newsletter, Screenshot oder App. Wenn du dir dabei nicht bewusst machst, was du brauchst und was nicht, entsteht schnell digitales Chaos.

Bei digitalen Informationen beginnt gutes Selbstmanagement also schon bei der Auswahl. Was ist wirklich wichtig? Was brauchst du tatsächlich?

Und dann gelten die gleichen Prinzipien wie am Arbeitsplatz. Alles hat seinen virtuellen Platz. Und alles liegt auch dort.

Eine nachvollziehbare Ordnerstruktur mit eindeutigen Namen hilft dir, den Überblick zu behalten. Nicht zu viele Ordner pro Ebene. Maximal sieben plus/minus zwei. Das hat sich bewährt.

Nimm dir mal an einem verregneten Sonntag die Zeit und geh dein digitales Archiv durch. Schau dir jeden Ordner, jede Datei an. Sortiere aus, was du nicht brauchst oder nie angeschaut hast. Finde passende Kategorien, in die du die übrigen Dateien einsortierst und benenne sie eindeutig. Damit gehört langes Scrollen und Klicken durch unzählige Ordner der Vergangenheit an, und du kannst dich auf die wichtigen Dinge konzentrieren.

Doch was ist, wenn das Chaos zurückkehrt? Echte Entlastung entsteht erst durch Routinen, die dich dauerhaft unterstützen.

Schritt 8: Routinen, die dich weiterbringen

Puh, … sieben Schritte liegen jetzt schon hinter dir. Jeder davon ist ein wichtiger Baustein für dein ganz individuelles Selbstmanagement.

Damit dein Zeitmanagement auch langfristig im Alltag funktioniert, helfen dir feste Routinen, klare Regeln und einfache Checklisten. Mit einer klaren Tagesstruktur hast du vielleicht schon erste Abläufe definiert. Jetzt geht es darum, wiederholbares wirklich zu vereinfachen. Durch feste Routinen und kleine Standards, die deinen Alltag stützen.

Gibt es feste Zeiten für Emails, Telefonate oder andere Kommunikation? Macht es Sinn, die Buchhaltung immer an einem bestimmten Tag zu erledigen? Solche wiederkehrenden Abläufe sind das Rückgrat deiner Tagesplanung.

Auch für Aufgaben, die nicht täglich oder wöchentlich anstehen, können Routinen hilfreich sein. Hier sind Checklisten ein gutes Werkzeug.

Pilotinnen arbeiten zum Beispiel in jeder Flugphase mit Checklisten. Sie vergessen dadurch keine Einstellungen oder Sicherheitsvorkehrungen. Und auch im Selbstmanagement machen solche Listen Sinn.

Ich nutze sie selbst regelmässig. Eine Checkliste begleitet mich beim Schreiben und Veröffentlichen von Artikeln. Damit ich nichts vergesse und auf meiner Website alles richtig einstelle.

Eine andere liegt bereit, wenn ich ein Erstgespräch mit einer potenziellen Kundin führe. Eine Liste zum Abhaken gibt mir Sicherheit und hilft mir, im Gespräch ganz präsent zu sein. Auch für die Nachbereitung nutze ich sie, um effizient zu bleiben.

Hier zeigt sich: Alles, was du tust, besteht aus Abläufen. Und wenn du erkennst, wie diese Abläufe aussehen, kannst du sie vereinfachen, verbessern oder automatisieren. Das schafft Zeit. Und Raum für die Dinge, die dir wirklich wichtig sind.

Selbstmanagement, das zu dir passt

Zeit für ein Fazit.

Du kannst die Zeit nicht vermehren. Aber du kannst entscheiden, wie du mit ihr umgehst. Und genau das hast du in den letzten acht Schritten getan. Deshalb ging es in diesen Schritten nicht nur um Techniken, sondern vor allem um dich. Um deine Ziele. Deine Bedürfnisse. Deine ganz persönlichen Abläufe.

Betrachte die vorgestellten Ideen als Einladung. Als Impulse, wie du dein Selbstmanagement klarer, reflektierter und entspannter gestalten kannst. Vielleicht spricht dich manches sofort an. Anderes fühlt sich gerade nicht passend an. Beides ist okay. Denn Selbstmanagement funktioniert nicht nach dem Prinzip «one size fits all».

Selbstmanagement bedeutet auch nicht, perfekt zu funktionieren. Es geht darum, dass du für dich entdeckst, was dich weiterbringt. Was dir hilft, deinen Alltag gelassener, effizienter und zufriedener zu gestalten. Probiere aus. Experimentiere. Und behalte, was sich gut anfühlt.

Ich wünsche dir viel Freude beim Ausprobieren. Und dass du herausfindest, was dir persönlich guttut.

---

Über den Autoren

André Bosse ist Coach für Zeitmanagement, Selbstorganisation und Veränderung. Er begleitet Einzelpersonen und Teams individuell dabei, ihren Arbeitsalltag geordneter, stressfreier und produktiver zu gestalten.

In seinen Coachings und Seminaren zeigt er praxisnah, wie einfache Prozesse, klare Ordnung sowie gezielte Selbst- und Teamführung zu mehr Fokus, Gelassenheit und nachhaltigem Erfolg führen – beruflich wie privat. Sein Ziel: Weniger Stress, mehr Zufriedenheit und langfristige Resultate.

André Bosse – Coaching
André Bosse

Webseite: manage-dich-selbst.de
Email: info@manage-dich-selbst.de
Telefon: +49176 76 11 76 76

Instagram
LinkedIn