Autorin: Magdalena Grgić

Ein eigenes Business sollte mehr Freiheit bedeuten und nicht überfordern. Das ist manchmal einfacher gesagt als getan. Viele Business Owner stehen häufig vor der Herausforderung, den Workload, der mit dem eigenen Business einhergeht, in geordnete Bahnen zu lenken, insbesondere wenn das Business anfängt zu wachsen.

Hoher Koordinationsaufwand, viele manuelle und wiederkehrende Abläufe, fehlender Überblick, verstreute Kommunikation, keine Zeit am Business zu arbeiten. You name it.

Und genau hier kommen automatisierte Prozesse ins Spiel! Sie vereinfachen dein Business, eliminieren manuelle Aufgaben und sorgen für insgesamt mehr Struktur und Effizienz in deinem Unternehmen.

Sie erlauben dir nicht nur, dich auf das Wesentliche im Business zu fokussieren, sondern geben dir eine der wichtigsten Ressourcen zurück – deine Zeit! Denn, ob du es glaubst oder nicht, (zeitliche) Freiheit kommt langfristig nicht über den Umsatz, sondern durch die richtigen Tools, smarte Strukturen und automatisierte Prozesse.

Good News! Es ist keine Rocket Science und ist einfacher, als du denkst. Automatisierung von Business-Abläufen muss weder teuer noch komplex sein. Ich zeige dir, welche Abläufe sich automatisieren lassen, welche Vorteile durch Automatisierung entstehen und wie du Schritt für Schritt in die Umsetzung kommst.

Was versteht man unter Automatisierung von Abläufen?

Kurz gesagt: Automatisierung von Abläufen bedeutet den Einsatz von Software bzw. digitalen Tools, um wiederkehrende Aufgaben in automatisierte Workflows umzuwandeln, mit dem Ziel, den manuellen Aufwand zu reduzieren oder gar komplett zu eliminieren. Theorie: Check!

Was sind die Vorteile von automatisierten Prozessen?

Eines der grössten Benefits für dein Business, die durch Automatisierung von Abläufen entstehen, ist die Zeit, die du dadurch zurückgewinnst.

Darüber hinaus werden manuelle Abläufe minimiert oder sogar komplett eliminiert, wodurch du nicht nur effizienter arbeitest, sondern dich auch so auf das Wesentliche in deinem Business fokussieren kannst. Endlich mehr am, anstatt im Business arbeiten!

Du sorgst ausserdem für einheitliche Vorgehensweisen in deinen Abläufen und reduzierst so etwaige Fehler. Zuletzt schaffst du durch Automatisierung deiner Abläufe eine perfekte Grundlage für gesundes Wachstum, da mehr Workload nicht mehr, mehr Zeitinvest bedeutet.

Welche Abläufe lassen sich automatisieren?

Hier sind der Fantasie (fast) keine Grenzen gesetzt. Grundsätzlich gilt jedoch, dass wiederkehrende Abläufe, die immer nach einem bestimmten Schema ablaufen, prädestiniert sind, um standardisiert und automatisiert zu werden.

Das können die klassischen «Zeitfresser», wie E-Mail-Management, Buchhaltung oder Dokumentenmanagement sein. Oder strategisch wichtigere Tasks, wie dein Projektmanagement, die Vorqualifizierung von Leads oder das Onboarding von neuen Kunden.

Hier einige Beispiele aus der Praxis:

• Vorbereitende Buchhaltung: Automatischer Upload von Rechnungen aus E-Mails oder der Cloud in ein Buchhaltungstool.
• CRM: Automatische Übernahme von Kundeninformationen aus einem Online-Formular in ein CRM.
• Terminmanagement: Automatische Erstellung von Aufgaben im Projektmanagement-Tool bei neuen Terminen im Kalender.
• E-Mail-Management: Automatische Kategorisierung und Ablage eingehender E-Mails, basierend auf Absender, Betreff oder Inhalt.

Wie am besten starten?

Erfolgreiche Automatisierung von Abläufen bedeutet nicht nur, Tool A und Tool B miteinander zu verbinden, sondern für nachhaltige Strukturen und Systeme zu sorgen, die dich langfristig entlasten können sowie skalierbar und anpassungsfähig sind.

Dafür ist es wichtig, dass du deine Prozesse vorab analysierst und für einheitliche Vorgehensweisen sorgst.

So gehst du vor:

Schritt 1: Abläufe identifizieren

Notiere alle Aufgaben, die aus deiner Sicht repetitiv erscheinen und dir immer wieder unnötige Zeit stehlen.

Schaue dann, welcher dieser Abläufe, manuell durchgeführt werden, wiederkehrend sind, regelmässig und in einem grossen Volumen stattfinden sowie standardisiert bzw. standardisierbar sind.

Und genau da liegt der Sweet-Spot. Diese Abläufe lassen sich sehr gut standardisieren und automatisieren.

Schritt 2: Tools zuordnen

Welche Tools hast du aktuell für die einzelnen Abläufe im Einsatz? Ordne diese deinen Abläufen zu. Du kannst Tools wie Miro oder Mural verwenden, um das Ganze zu visualisieren und dir einen Überblick über deinen Status quo zu verschaffen.

Schritt 3: Abläufe vereinheitlichen

Dieser Schritt ist einer der wichtigsten, denn nur ein optimierter Ablauf sollte auch automatisiert werden. Stelle daher sicher, dass du einheitliche Vorgehensweisen für deine Abläufe definierst, bevor du in die Umsetzung gehst.

Schritt 4: Umsetzung

Schaue zunächst, welche Automatisierungsmöglichkeiten es innerhalb der einzelnen Tools gibt (bspw. Regeln, Filter).

Prüfe dann, welche Tools direkt miteinander verknüpft werden können. Sind dafür native Integrationen (direkte Verbindungen zwischen Tools) vorhanden?

Ist dies nicht der Fall, ist ein «Zwischen-Tool» erforderlich, um eine Verbindung herzustellen. Hierfür bietet sich ein Tool wie Zapier an. Mit Zapier lassen sich Online-Anwendungen miteinander verbinden und Abläufe automatisieren und das ohne Programmierkenntnisse. Zapier bietet eine kostenlose Basisversion an, somit kannst du risikofrei mit dem Tool warm werden.

Wichtig: Teste deine Automationen immer gründlich, bevor du diese aktivierst und dokumentiere alles, damit du immer einen Überblick über deine (automatisierten) Abläufe hast.

Fazit

Abläufe zu automatisieren, bedeutet erstmal einen grösseren initialen Aufwand, aber einmal richtig aufgesetzt sind Zeitersparnis und eine höhere Effizienz garantiert. Und das langfristig.

💡Mein Tipp: Fange klein an. Konzentriere dich zu Anfang auf einen kleinen Bereich bzw. Ablauf in deinem Unternehmen, der überschaubar und schnell umzusetzen ist und baue nach und nach darauf auf.

Der Aufwand lohnt sich, versprochen!

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Über die Autorin

Magdalena Grgić ist Expertin für Struktur im Business und Automatisierung. Nach vielen Jahren in der Unternehmensberatung, hat sie ihr eigenes Online Business gegründet und sich damit den Wunsch nach einem flexiblen und ortsunabhängigen Leben erfüllt.

Ihre Mission: Anderen Selbstständigen und Unternehmern zu mehr Zeit und Freiheit in ihrem Business zu verhelfen und ihr Daily Business nachhaltig zu vereinfachen. Mit den richtigen Tools und smarten Systemen, die skalierbar und anpassungsfähig sind.

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Magdalena Grgić

Webseite: yourvirtualsolutions.de
Email: hello@yourvirtualsolutions.de

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