Autorin: Beatrice Strub

Was sind Grenzen?

Grenzen sind Barrieren, die es dir ermöglichen wahrzunehmen, wo du aufhörst und das Gegenüber anfängt. Als soziales und kommunikatives Wesen bist du ständig im Austausch. Sich abgrenzen zu können und gleichzeitig in Kontakt zu bleiben, sind essenzielle Bestandteile eines erfüllten Lebens – ob beruflich oder privat.

Grenzen helfen dir 

• deine Identität zu wahren,
• dein Selbstwertgefühl zu stärken und
• gesunde Beziehungen zu führen.

Unklare Grenzen führen leicht zu Grenzüberschreitungen – besonders, wenn Angst vor Beziehungs- oder Jobverlust im Spiel ist. Ein Phänomen, das Frauen häufiger betrifft. Zu starre Grenzen führen zu Kontaktabbruch – dies betrifft häufiger Männer.

Warum ist Grenzen setzen so schwer?

Viele Menschen haben Angst davor sich abzugrenzen. Oder sie setzen Grenzen so, dass es den Kontakt erschwert. Das kann verschiedene Gründe haben:

• Angst vor Ablehnung
• Unklarheit über die eigenen Bedürfnisse
• Innere Zerrissenheit: Abgrenzungswunsch im Konflikt mit der Angst, die Zugehörigkeit zu verlieren
• Zu starre Grenzen, weil Nähe unsicher macht.

Was die Kindheit uns lehrt

Kinder, deren «Nein» geäussert und gehört wurde, lernen, dass es normal ist, Grenzen zu ziehen.

Sie spüren:

• Die Sicherheit des Geliebt-Werdens – auch wenn sie sich verweigern.
• Das Ernstgenommen-Werden in ihrem Widerstand, ihrem Nein.

Wenn ein Kind sein Nein nicht durchsetzen darf, braucht es Erwachsene, die seine Gefühle achtsam begleiten, so dass Frustration, Wut und Enttäuschung Platz haben dürfen.

Das Kind lernt:

• Es darf sich abgrenzen und bleibt zugehörig.
• Es kann mit schwierigen Gefühlen umgehen.

Wichtig: Das Nein der Eltern gilt der Sache, nicht der Liebe zum Kind.

Dürfen Kinder kein Nein äussern, passen sie sich in der Regel an. Sie lernen kaum sich zu widersetzen, weil die Liebe und die Zugehörigkeit gefährdet sind.

Zu wenig Abgrenzung – ein Frauenthema 

In der Erziehung von Mädchen werden Empathie, Anpassung und Harmonie stärker betont als:

• Durchsetzungsvermögen
• klare Aussagen und Forderungen
• Auseinandersetzungen

Bei Frauen heisst es dann: Sie hat Haare auf den Zähnen, sie ist anmassend und hysterisch.

Mädchen sozialisieren sich zudem weniger als Jungs über den offenen Wettbewerb.  In der Mädchengruppe dürfen sie nicht zu sehr herausragen – «Habt ihr gesehen, wie die sich wieder meint?!».

Die Folge:

• Sie verlernen, sich auf sich selbst zu konzentrieren und ihre eigenen Bedürfnisse ernst zu nehmen.

Sie lernen, die Bedürfnisse anderer wahrzunehmen und sie oft ungefragt zu erfüllen.

Grenzen und Kontakt im Gleichgewicht

Die Grafik von Prof. F. Schulz von Thun verdeutlicht, wie wichtig die Balance zwischen den beiden gegensätzlichen Werten «Empathie» und «klarer Standpunkt» ist. Es ist die Kunst empathisch und abgegrenzt zu sein.

• Einen der beiden oberen Werte hast du in der Regel besser entwickelt.
• Fehlt der klare Standpunkt, droht die Empathie in die Selbstaufgabe abzurutschen.
• Fehlt die Empathie, droht die Abgrenzung zum berechnenden Egoismus abzurutschen.
• Beide positiven Werte im oberen Teil brauchst du, damit du deinen sicheren Wert nicht negativ übertreibst. Du strebst in deiner Entwicklung zu der Ausbalancierung der beiden Werte. Das nennt sich dann die Regenbogenqualität. 🌈

Die Folgen der negativen Übertreibungen

Erste Schritte zu gesunden Grenzen

1. Das Spannungsfeld verstehen

Grenzen setzen ist ein ständiges Ausbalancieren zwischen

• menschlicher Nähe und dem Wunsch, geliebt zu werden.
• eigenen Bedürfnissen und Autonomie.

2. Selbstreflexion: Wo stehe ich?

Beobachte und reflektiere:

• Bist du innerlich klar? Wenn nicht, was tut sich da im Innen?
• Hast du aus Gewohnheit geholfen?
• Hast du dir Zeit gelassen?
• Hast du bewusst entschieden?
• Hast du deine Grenze gewahrt?

3. Beginne dort, wo es leichtfällt

• Mit welchen Menschen kannst du dich bereits abgrenzen?
• In welchen Situationen klappt es?
• Was macht es erfolgreich? Kannst du das auf andere Situationen übertragen?

Kinder sind z.B. ein prima Übungsfeld.

4. Körper und Sprache

• Bereite dich, wenn immer möglich vor.
• Erde dich mit deinen Füssen, stütze dich innerlich (Füsse, Becken, Oberkörper, Kopf).
• Sei so direkt und klar in der Sprache wie es dir möglich ist. Halte Augenkontakt.
• Deine Körpersprache unterstützt oder schwächt deine Aussage essenziell.

Praktische Übungen für den Alltag

Orientiere dich an deinen Bedürfnissen.

Sie sind wichtig!
Wenn du sie nicht kennst: Was willst du auf keinen Fall?

Nein sagen

• Beginne mit kleinen, konkreten Dingen.
• Beginne bei Personen, bei denen du dich sicher fühlst.
• Bereite dich mit kleinen vorformulierten Sätzen vor. Du weisst, dass dich heute oder morgen deine Chefin fragen wird, ob du knapp vor Feierabend noch etwas für sie erledigst. Deine vorformulierte Antwort: «Heute geht es leider nicht, ich habe abgemacht.» Und wenn es deine Verabredung mit dem Sofa ist.
• Nimm dir Zeit zum Antworten. Viele Bitten kommen unvermittelt. Gewöhne dir an, den Überfall abzulehnen: «Ich brauche einen Moment zum Überlegen. Ich gebe dir Bescheid.»
• Finde Kompromisse. Die Anfragen und Bitten liegen selten zwischen Allem oder Nichts. Stimme einem Teil zu und lehne einen anderen ab. Bei der Chefin: «Heute habe ich abgemacht und ich muss pünktlich gehen, aber ich könnte mich morgen früh gleich als Erstes darum kümmern.
• Setze Prioritäten. Was ist heute wichtig für dich? Welche Bedürfnisse erfüllst du dir heute? Was ist unumgänglich? Mach dir dazu am Morgen Gedanken.
• Kommuniziere deine Bedürfnisse frühzeitig. Wenn du heute um 16 Uhr aus dem Haus musst, teile es den betroffenen Menschen morgens mit. Es ist dann leichter kurz vor knapp etwas abzulehnen.

Fazit: Grenzen setzen ist ein Langzeitprojekt

Persönliche Grenzen zu setzen und im empathischen Kontakt zu bleiben, ist ein Lebensprozess.

Es braucht

• deinen Mut
• dich selbst und deine liebevolle Aufmerksamkeit
• Geduld und Wiederholung – nicht alles gelingt sofort
• und vielleicht professionelle Begleitung

Mit der Zeit wirst du merken, dass du deine Bedürfnisse wichtiger nimmst, deinen Standpunkt besser kennst und Schritt für Schritt übst, eine Grenze zu setzen.

Am Anfang mag es ein kleiner Schritt sein. Aber jeder Schritt trägt dich ein Stückchen vorwärts.

Über die Autorin

Ich bin 70, habe 2 Töchter und lebe mit meiner spanischen Frau zwischen Ostermundigen und Conil de la Frontera.

Ich bin mit Leidenschaft eine psychologische Coach, Feministin seit der Kindheit, bringe ein grosses Erfahrungspaket mit als Kommunikationspsychologin, Körpertherapeutin und Traumatherapeutin. Ich brenne für Frauenthemen und arbeite deshalb heute am liebsten mit neugierigen FLINTA, die sich in ihrem Leben weiter entwickeln wollen.

Coaching für Frauen
Beatrice Strub

Webseite: coachingfuerfrauen.ch/ mit-reden.ch
Email: strub@mit-reden.ch
Telefon: +41 78 857 40 28

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Autorin: Tatjana Gaspar

Seien wir ehrlich: Die meisten von uns kennen diese Situationen. Besonders wir Frauen. Wir haben Ja gesagt zu einem Projekt, das nicht zu unseren Zielen oder Werten passt. Zu einem Kunden, von dem wir wissen, wie schwierig er ist. Zu einer zusätzlichen Aufgabe, obwohl der Kalender längst überfüllt ist.

Denn viele Frauen wurden über Generationen hinweg dazu erzogen hilfsbereit, rücksichtsvoll und harmonieorientiert zu sein. Bloss niemanden enttäuschen, niemanden verärgern und möglichst für ein gutes Klima sorgen.

Diese Einstellung ist grundsätzlich positiv. Problematisch wird sie aber, wenn sie uns davon abhält, unsere eigenen Interessen wahrzunehmen. Wer dann glaubt, Grenzen setzen optimiert bestenfalls das Zeitmanagement, versteht die Sache jedoch verkehrt. In Wirklichkeit ist es eine Angelegenheit der Selbstführung, also der Haltung – im beruflichen Umfeld ein äusserst wertvolles Business Skill!

Warum uns Nein-Sagen so schwerfällt

Die Ursache liegt tiefer, als viele vermuten: Der Mensch ist ein soziales Wesen. Über Jahrtausende war Zugehörigkeit überlebenswichtig. Wer von der Gruppe ausgeschlossen wurde, hatte deutlich schlechtere Chancen zu überleben. Deshalb reagiert unser Gehirn bis heute empfindlich auf Ablehnung, Kritik oder Konflikte. Ein Nein fühlt sich deshalb oft nicht wie eine neutrale Entscheidung an, sondern wie ein Risiko: Was denkt die andere Person jetzt von mir? Schade ich der Beziehung, wenn ich ablehne? Verliere ich eine Chance, um weiterzukommen? Verliere ich mein Gesicht und damit die Achtung des anderen?

Gerade Frauen tragen zusätzlich gesellschaftliche Prägungen in sich, die Anpassung und Harmonie belohnen. Als Mädchen werden wir meist dafür gelobt, wenn wir brav, höflich, hilfsbereit und unkompliziert sind. Nur selten lobt man uns, wenn wir unbequem und laut sind, Respekt einfordern oder konsequent für uns einstehen. Diese anerzogenen Muster verschwinden nicht automatisch, nur weil wir später erfolgreich im Berufsleben stehen. Im Gegenteil! Also bemühen wir uns, mit unserem Multitasking zu kontern, was die Karriere geradewegs ins Abseits führt.

Die versteckten Kosten fehlender Grenzen

Ich erinnere mich an eine Zeit, da war es von Vorteil, im Bewerbungsschreiben «anpassungsfähig» und «flexibel» als persönliche Qualitäten anzugeben, wenn man einen Job unbedingt wollte. Was für ein Trugschluss und Karriere-Nonstarter! Viele Menschen glauben noch heute, sie würden dadurch Pluspunkte sammeln oder ihren Beliebtheitswert steigern. Tatsächlich zahlen sie oft einen hohen Preis.

Fehlende Abgrenzung öffnet Energieräubern Tür und Tor. Unklare Erwartungen, unpassende Projekte, ungewollte Aufgaben und unliebsame Kunden fressen nicht nur Zeit, sondern vor allem Energie. Das Problem: Energie ist eine begrenzte Ressource. Wir sollten sie hegen und pflegen, aufbauen und beschützen wie einen seltenen Rohstoff.

Wenn ich ständig auf die Bedürfnisse anderer reagiere, verliere ich leicht den Fokus auf die eigenen Ziele: Ich vertage Entscheidungen. Ich verwässere Prioritäten. Ich schiebe meinem persönlichen und beruflichen Wachstum einen unsichtbareren Riegel vor. Grenzen sind deshalb weit mehr als ein Produktivitätswerkzeug. Sie sind eine Voraussetzung für Fortschritt. Wir sollten sie deshalb trainieren wie ein Business Skill.

Grenzen schützen nicht nur den Kalender, sondern auch die Gesundheit

Durch fehlende Abgrenzung wird die körperliche und mentale Gesundheit mit der Zeit beeinträchtigt. Viele leistungsstarke Menschen ignorieren über Jahre hinweg die Signale ihres Körpers. Sie übernehmen immer mehr Verantwortung, lassen sich von anderen instrumentalisieren, indem sie sich fremde Probleme überstülpen und vernachlässigen ihre eigenen Bedürfnisse. Stress wird zum Dauerzustand. Frustration entsteht, weil die Freude an der Arbeit abnimmt und man auf der Stelle tritt. Es ist erstaunlich, wie lange so etwas funktionieren kann, bevor es irgendwann zur Erschöpfung kommt.

Grenzen sind darum kein Zeichen von Schwäche, Bequemlichkeit oder Egoismus. Sie sind ein Werkzeug der langfristigen Selbsterhaltung. Will ich dauerhaft gesund, leistungsfähig und wirksam bleiben, habe ich keine andere Wahl, als meine Ressourcen zu bewahren.

Was Grenzen über dein Selbstbild verraten

Jedes Ja und jedes Nein sendet eine Botschaft – nicht nur an andere, sondern auch an dich selbst. Du beantwortest dir damit eine grundlegende Frage: Welchen Wert messe ich mir selbst, meiner Zeit, meiner Energie und meinen Zielen bei? Andere beobachten genau, was du zulässt, und leiten daraus ab, was sie dir zumuten wollen. Wer ständig nachgibt, wird als weich und schwach wahrgenommen – als jemand, dessen Charakter unstet und dessen Haltung verhandelbar sind. Und leider gilt oft: Andere behandeln uns so, wie wir uns selbst behandeln.

Respekt beginnt deshalb nicht bei den anderen. Respekt beginnt bei dir!

Jedes Ja hat einen Preis. Jedes Nein schafft Raum für mehr Fokus, Energie und Weiterentwicklung.

Warum Everybody’s Darling keine Karriere-Strategie ist

Viele Frauen hoffen, dass Hilfsbereitschaft und ständige Verfügbarkeit ihre Karriere fördern. Doch Karriere und Führung werden selten mit Gefälligkeit verbunden, sondern mit Klarheit. Menschen vertrauen denjenigen, die wissen, wohin ihre Reise geht, wofür sie stehen, welche Ziele sie verfolgen und welche Entscheidungen sie treffen.

Wer immer Ja sagt, wirkt nicht automatisch engagiert, sondern vielmehr unentschlossen und unterwürfig. Wer dagegen bewusst auswählt, signalisiert Selbstführung, Orientierung, Eigenständigkeit und Selbstvertrauen. Das bedeutet also nicht, dass wir egoistisch, unnachgiebig oder rücksichtslos werden. Es bedeutet, dass wir Verantwortung für die eigene Richtung übernehmen.

Fazit

Wenn du deine Prioritäten nicht selbst wählst, läufst du Gefahr, die Prioritäten anderer zu leben. Deshalb ist Grenzen setzen keine Nebensache. Es ist eine der wichtigsten Leadership-Kompetenzen überhaupt.

Am Ende entscheidet nicht die Anzahl deiner Aufgaben über deinen Erfolg, sondern die Bestimmtheit, mit der du auswählst, welche davon wirklich deine Aufmerksamkeit verdienen.

Über die Autorin

Tatjana Gaspar hat über 30 Jahre in verantwortungsvollen Positionen in der Wirtschafts- und Bankenwelt gearbeitet bevor sie sich 2017 zur Selbständigkeit als systemische Coach und Dozentin Erwachsenenbildung entschloss.

Als Expertin mit Schwerpunkt Self-Empowerment im Business Alltag unterstützt sie hochqualifizierte berufstätige Frauen und Männer dabei, auf ihrem Karriereweg das nächste Vorhaben belastungsfrei in Angriff zu nehmen und ihre Kompetenzen vollends zum Strahlen zu bringen.

Lilytrust Consulting
Tatjana Gaspar

Webseite: lilytrust-consulting.ch
Email: mail@lilytrust-consulting.ch
Telefon: +41 79 361 02 02

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Autorin: Magdalena Grgić

Ein eigenes Business sollte mehr Freiheit bedeuten und nicht überfordern. Das ist manchmal einfacher gesagt als getan. Viele Business Owner stehen häufig vor der Herausforderung, den Workload, der mit dem eigenen Business einhergeht, in geordnete Bahnen zu lenken, insbesondere wenn das Business anfängt zu wachsen.

Hoher Koordinationsaufwand, viele manuelle und wiederkehrende Abläufe, fehlender Überblick, verstreute Kommunikation, keine Zeit am Business zu arbeiten. You name it.

Und genau hier kommen automatisierte Prozesse ins Spiel! Sie vereinfachen dein Business, eliminieren manuelle Aufgaben und sorgen für insgesamt mehr Struktur und Effizienz in deinem Unternehmen.

Sie erlauben dir nicht nur, dich auf das Wesentliche im Business zu fokussieren, sondern geben dir eine der wichtigsten Ressourcen zurück – deine Zeit! Denn, ob du es glaubst oder nicht, (zeitliche) Freiheit kommt langfristig nicht über den Umsatz, sondern durch die richtigen Tools, smarte Strukturen und automatisierte Prozesse.

Good News! Es ist keine Rocket Science und ist einfacher, als du denkst. Automatisierung von Business-Abläufen muss weder teuer noch komplex sein. Ich zeige dir, welche Abläufe sich automatisieren lassen, welche Vorteile durch Automatisierung entstehen und wie du Schritt für Schritt in die Umsetzung kommst.

Was versteht man unter Automatisierung von Abläufen?

Kurz gesagt: Automatisierung von Abläufen bedeutet den Einsatz von Software bzw. digitalen Tools, um wiederkehrende Aufgaben in automatisierte Workflows umzuwandeln, mit dem Ziel, den manuellen Aufwand zu reduzieren oder gar komplett zu eliminieren. Theorie: Check!

Was sind die Vorteile von automatisierten Prozessen?

Eines der grössten Benefits für dein Business, die durch Automatisierung von Abläufen entstehen, ist die Zeit, die du dadurch zurückgewinnst.

Darüber hinaus werden manuelle Abläufe minimiert oder sogar komplett eliminiert, wodurch du nicht nur effizienter arbeitest, sondern dich auch so auf das Wesentliche in deinem Business fokussieren kannst. Endlich mehr am, anstatt im Business arbeiten!

Du sorgst ausserdem für einheitliche Vorgehensweisen in deinen Abläufen und reduzierst so etwaige Fehler. Zuletzt schaffst du durch Automatisierung deiner Abläufe eine perfekte Grundlage für gesundes Wachstum, da mehr Workload nicht mehr, mehr Zeitinvest bedeutet.

Welche Abläufe lassen sich automatisieren?

Hier sind der Fantasie (fast) keine Grenzen gesetzt. Grundsätzlich gilt jedoch, dass wiederkehrende Abläufe, die immer nach einem bestimmten Schema ablaufen, prädestiniert sind, um standardisiert und automatisiert zu werden.

Das können die klassischen «Zeitfresser», wie E-Mail-Management, Buchhaltung oder Dokumentenmanagement sein. Oder strategisch wichtigere Tasks, wie dein Projektmanagement, die Vorqualifizierung von Leads oder das Onboarding von neuen Kunden.

Hier einige Beispiele aus der Praxis:

• Vorbereitende Buchhaltung: Automatischer Upload von Rechnungen aus E-Mails oder der Cloud in ein Buchhaltungstool.
• CRM: Automatische Übernahme von Kundeninformationen aus einem Online-Formular in ein CRM.
• Terminmanagement: Automatische Erstellung von Aufgaben im Projektmanagement-Tool bei neuen Terminen im Kalender.
• E-Mail-Management: Automatische Kategorisierung und Ablage eingehender E-Mails, basierend auf Absender, Betreff oder Inhalt.

Wie am besten starten?

Erfolgreiche Automatisierung von Abläufen bedeutet nicht nur, Tool A und Tool B miteinander zu verbinden, sondern für nachhaltige Strukturen und Systeme zu sorgen, die dich langfristig entlasten können sowie skalierbar und anpassungsfähig sind.

Dafür ist es wichtig, dass du deine Prozesse vorab analysierst und für einheitliche Vorgehensweisen sorgst.

So gehst du vor:

Schritt 1: Abläufe identifizieren

Notiere alle Aufgaben, die aus deiner Sicht repetitiv erscheinen und dir immer wieder unnötige Zeit stehlen.

Schaue dann, welcher dieser Abläufe, manuell durchgeführt werden, wiederkehrend sind, regelmässig und in einem grossen Volumen stattfinden sowie standardisiert bzw. standardisierbar sind.

Und genau da liegt der Sweet-Spot. Diese Abläufe lassen sich sehr gut standardisieren und automatisieren.

Schritt 2: Tools zuordnen

Welche Tools hast du aktuell für die einzelnen Abläufe im Einsatz? Ordne diese deinen Abläufen zu. Du kannst Tools wie Miro oder Mural verwenden, um das Ganze zu visualisieren und dir einen Überblick über deinen Status quo zu verschaffen.

Schritt 3: Abläufe vereinheitlichen

Dieser Schritt ist einer der wichtigsten, denn nur ein optimierter Ablauf sollte auch automatisiert werden. Stelle daher sicher, dass du einheitliche Vorgehensweisen für deine Abläufe definierst, bevor du in die Umsetzung gehst.

Schritt 4: Umsetzung

Schaue zunächst, welche Automatisierungsmöglichkeiten es innerhalb der einzelnen Tools gibt (bspw. Regeln, Filter).

Prüfe dann, welche Tools direkt miteinander verknüpft werden können. Sind dafür native Integrationen (direkte Verbindungen zwischen Tools) vorhanden?

Ist dies nicht der Fall, ist ein «Zwischen-Tool» erforderlich, um eine Verbindung herzustellen. Hierfür bietet sich ein Tool wie Zapier an. Mit Zapier lassen sich Online-Anwendungen miteinander verbinden und Abläufe automatisieren und das ohne Programmierkenntnisse. Zapier bietet eine kostenlose Basisversion an, somit kannst du risikofrei mit dem Tool warm werden.

Wichtig: Teste deine Automationen immer gründlich, bevor du diese aktivierst und dokumentiere alles, damit du immer einen Überblick über deine (automatisierten) Abläufe hast.

Fazit

Abläufe zu automatisieren, bedeutet erstmal einen grösseren initialen Aufwand, aber einmal richtig aufgesetzt sind Zeitersparnis und eine höhere Effizienz garantiert. Und das langfristig.

💡Mein Tipp: Fange klein an. Konzentriere dich zu Anfang auf einen kleinen Bereich bzw. Ablauf in deinem Unternehmen, der überschaubar und schnell umzusetzen ist und baue nach und nach darauf auf.

Der Aufwand lohnt sich, versprochen!

Über die Autorin

Magdalena Grgić ist Expertin für Struktur im Business und Automatisierung. Nach vielen Jahren in der Unternehmensberatung, hat sie ihr eigenes Online Business gegründet und sich damit den Wunsch nach einem flexiblen und ortsunabhängigen Leben erfüllt.

Ihre Mission: Anderen Selbstständigen und Unternehmern zu mehr Zeit und Freiheit in ihrem Business zu verhelfen und ihr Daily Business nachhaltig zu vereinfachen. Mit den richtigen Tools und smarten Systemen, die skalierbar und anpassungsfähig sind.

Your Virtual Solutions
Magdalena Grgić

Webseite: yourvirtualsolutions.de
Email: hello@yourvirtualsolutions.de

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Autorin: Elena Jäger

Du nutzt KI, aber wirklich?

Vielleicht nutzt du ChatGPT oder Claude bereits regelmässig, um Texte zu überarbeiten oder Ideen zu entwickeln. Und vielleicht hast du auch schon gemerkt: Da ist noch viel mehr möglich.

Denn oft bleibt es bei einzelnen Prompts, einzelnen Aufgaben, einzelnen kleinen Erfolgen. Das ist ein guter Start, aber eben erst der Anfang. Auch wenn du technisch nicht sonderlich versiert bist, kannst du die KI noch viel besser einsetzen.

Was ich in der Zusammenarbeit mit meinen Kundinnen und Kunden immer wieder erlebe: KI ist noch nicht wirklich integriert. Die meisten nutzen sie als Chat-Fenster für Einzelfragen. Den eigentlichen Hebel, also KI als festen Bestandteil wiederkehrender Arbeitsprozesse, haben bisher die wenigsten genutzt.

Das Gute: Der Einstieg ist einfacher, als du denkst. Und du brauchst dafür keine ausgeprägten technischen Fähigkeiten.

Die eigentliche Hürde: nicht wissen, wo anzufangen

Viele selbstständige Beraterinnen, Coaches und Trainerinnen, mit denen ich arbeite, sagen nicht: «KI interessiert mich nicht.» Sie sagen: «Ich weiss nicht, wo ich anfangen soll.» Und manchmal auch: «Ich bin mir nicht sicher, was ich überhaupt machen darf.»

Das sind zwei völlig legitime Fragen und sie verdienen eine klare Antwort.

Zur Orientierung vorab: Wenn du keine Personendaten eingibst (also keine Infos zu konkreten Kunden, keine Namen, keine sensiblen Inhalte aus Kundengesprächen), dann hast du als selbstständige Person in den meisten Fällen viel Spielraum. Sobald Personendaten ins Spiel kommen, lohnt es sich, kurz nachzuschauen, welche Regeln für dich gelten. Aber das ist kein Grund, gar nichts zu tun.

Drei Use Cases, die sofort funktionieren

Statt grosser Theorie: Hier sind drei Bereiche, in denen du KI direkt sinnvoll einsetzen kannst.

1. Social Media

Du weisst, was du sagen willst, aber dir fehlen die Worte, oder die Zeit, oder beides. KI kann dir hier eine erste Fassung liefern, auf Basis deiner Stichworte oder eines kurzen Inputs. Du gibst ihr deine Kernbotschaft, deinen Ton und deine Zielgruppe und bekommst einen Entwurf, den du überarbeitest und zu deinem machst.

Und genau das ist der Punkt: KI soll nicht deine Stimme ersetzen. Sie soll dir helfen, schneller zu starten und aus einem leeren Dokument rascher eine gute erste Version zu machen.

2. Workshopvorbereitung

Du hast ein Thema, einen Rahmen, eine Gruppe. Und es gibt immer diese Aufgaben, die Zeit kosten: Agenda entwerfen, Fragen formulieren, Reflexionspunkte entwickeln, Unterlagen strukturieren. Genau das ist ein idealer Einsatzbereich für KI.

Du kannst ihr deinen Workshop-Kontext beschreiben, erklären, wie du typischerweise einen Workshop durchführst, und die KI dann nach einem groben Ablauf, nach Übungen, nach Transferfragen oder Zeitvorschlägen fragen. Du prüfst, was passt, und baust deinen Workshop daraus.

3. Angebotserstellung

Ein neues Angebot entsteht selten auf Anhieb sauber. Oft weisst du, was du anbieten willst, aber die Formulierung, die Struktur, die Argumente fehlen noch. KI kann helfen, einen ersten Angebotsentwurf zu erstellen, Positionierungsalternativen vorzuschlagen oder dein bestehendes Angebot klarer zu formulieren.

Gib ihr deinen Kontext: Für wen ist das Angebot? Was ist das Ziel? Was ist inklusive? Und lass sie einen Vorschlag machen. Du entscheidest, was bleibt.

Wie ich dabei am liebsten vorgehe: Ich gebe der KI die Dokumente, die ich bereits habe – zum Beispiel bestehende Workshopstrukturen oder frühere Angebote – und erkläre ihr, was davon sie beibehalten soll, damit sie das auf den neuen Kontext anpassen kann.

Mein Pro-Tipp: Für alle drei Use Cases arbeite ich ausserdem sehr gerne mit dem Sprachmodus, also mit dem kleinen Mikrofon in deinem Eingabefenster. So spreche ich meine Ideen in die KI statt sie zu tippen. Für mich kommt so viel mehr Kontext und Authentizität rein – und ich spare dabei auch noch Zeit.

Mehr als ein Chat-Fenster: KI wirklich in deinen Alltag integrieren

Der grösste Unterschied zwischen «KI mal ausprobiert» und «KI macht meinen Arbeitsalltag effizienter» liegt nicht im Tool. Er liegt darin, ob du nur im Chat arbeitest oder schaust, wie KI deinen gesamten Prozess unterstützen kann.

Das klingt jetzt komplizierter als es ist. Konkret heisst das zum Beispiel:

• Du erstellst einen kleinen Assistenten oder Skill für eine wiederkehrende Aufgabe – etwa deine Social-Media-Posts. Einmal aufgesetzt, funktioniert er immer wieder, ohne dass du von vorne anfangen musst.
• Du hinterlegst Informationen, die du immer wieder brauchst, direkt in deiner KI-Umgebung. Zum Beispiel deine Positionierung, deine Zielgruppe, Infos zu deinem Angebot und deine Schreibtonalität. Der Vorteil? Mehr Konsistenz und weniger Erklärungsaufwand bei jedem Prompt.
• Du denkst nicht mehr in Einzelfragen, sondern in Workflows: Welche Schritte braucht diese Aufgabe – und welche davon kann KI übernehmen?

Klingt technisch? Ist es eigentlich nicht. Die meisten dieser Möglichkeiten sind mit einfachen Tools umsetzbar, ganz ohne Programmierkenntnisse und ohne grosses Setup. Was es braucht, ist ein bisschen Zeit zum Ausprobieren und die Bereitschaft, einmal etwas anders zu machen als bisher.

Pro Tipp: Wenn du eine Aufgabe im Chat erfolgreich gelöst hast, frag die KI direkt: «Ich möchte das künftig wiederkehrend bearbeiten. Formuliere mir dafür einen guten Prompt und sag mir, welche Informationen ich dafür am besten dokumentiere.» Das Ganze kannst du später zum Beispiel in einen Custom GPT (ChatGPT) oder ein Projekt (Claude) packen. Wie das geht? Bitte einfach die KI, dich dabei Schritt für Schritt durch den Prozess zu führen.

Was jetzt zählt

Du musst nicht alles auf einmal lösen, bevor du anfängst. Du brauchst nicht das perfekte Tool, das gibt es sowieso nicht. Und du musst auch keine KI-Expertin sein. Ich bin es auch nicht.

Was zählt: ein konkreter Use Case, ein erstes Ausprobieren und die Bereitschaft, beim nächsten Mal etwas besser zu machen.

Wer heute anfängt, steht in sechs Monaten an einem ganz anderen Punkt.

Über die Autorin

Elena Jäger begleitet selbstständige Beraterinnen und Coaches dabei, KI sinnvoll in ihren Arbeitsalltag zu integrieren, ohne dass technisches Wissen erforderlich ist.

Mit über 20 Jahren Erfahrung im Consulting und Coaching und diversen Coaching- und KI-Weiterbildungen ist sie überzeugt: Der Einstieg ist einfacher, als die meisten denken. Für wöchentliche KI-Insights: abonniere Elenas Newsletter «Augmented: The Human Edge in the AI Age».

Future of Work
Elena Jäger

Webseite: future-of-work.ch
Email: elena@future-of-work.ch
Telefon: +41 79 272 3786

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Autorin: Heidi Leemann

Im KI-Zeitalter gewinnt nicht, wer am besten programmiert. Sondern, wer am klarsten denkt und am präzisesten formuliert. Eine gute Nachricht für uns Unternehmerinnen.

Du tippst einen Prompt. Drei Zeilen, schnell hingeworfen. Das Resultat: brauchbar, aber blass.
Du formulierst neu. Präziser. Mit Kontext. Mit Haltung.
Das Resultat: gut. Richtig gut.
Was hat sich geändert?
Nicht die KI. Deine Sprache.

Sprache ist Denken

Wer ein Problem klar benennen kann, hat es halb gelöst. Wer eine Erwartung präzise formuliert, bekommt präzise Ergebnisse – von Menschen, von Teams, von Maschinen.

Wittgenstein hat es so formuliert: «Die Grenzen meiner Sprache sind die Grenzen meiner Welt.» Übersetzt ins Business: Wer eine Branche, eine Zielgruppe, ein Geschäftsmodell nicht präzise benennen kann, bekommt von der KI Allgemeinplätze zurück. Wer das eigene Angebot scharf in Worte fasst, bekommt brauchbare Resultate.

Sprache ist kognitive Arbeit. Das Werkzeug, mit dem wir Welt strukturieren, Probleme zerlegen, Lösungen formulieren.

Genau dieses Werkzeug entscheidet darüber, wie gut KI für uns arbeitet.

Kontext entscheidet

Gute Kommunikation lebt davon, dass wir mitdenken. Was braucht mein Gegenüber? Was weiss das Gegenüber schon? Was fehlt noch? Was muss ich explizit machen?

Genau hier liegt die Stärke von Sprache im KI-Zeitalter. Ein guter Prompt ist keine technische Spielerei. Er ist eine klare Auftragsklärung. Wir sagen der KI, was sie wissen muss. In welcher Rolle sie antworten soll. Für wen sie formuliert. Welchen Ton sie treffen soll.

Wer Kontext mitliefert, bekommt brauchbare Ergebnisse. Wer ihn weglässt, bekommt hübsch klingende Allgemeinplätze.

Das gilt nicht nur für direkte KI-Anwendungen. Es gilt genauso fürs Coding von Workflows und Prozessen. Auch dort braucht es präzise Sprachanweisungen für zuverlässige Resultate.

Und wir können das!

Eine Studie der Proceedings of the National Academy of Sciences zur kognitiven Perspektivübernahme zeigt: Frauen schneiden im Durchschnitt besser ab als Männer. In den meisten Ländern signifikant, im Rest gleich gut. Schlechter nie.

Was so technisch klingt, ist im Alltag vertraut. Sich gedanklich in jemanden hineinversetzen. Antizipieren, was unsere Gegenüber wissen, brauchen, erwarten.

Das klingt nach Beziehungsarbeit. Es ist aber etwas anderes. Es ist genau die Kompetenz, die KI braucht, um zu funktionieren.

Daniel Perrin, Direktor des Departements Angewandte Linguistik an der ZHAW, bringt es auf eine knappe Formel: Je akkurater künstliche Intelligenz unseren Sprachgebrauch simuliert, desto wichtiger wird menschliche Intelligenz in der Kommunikation. Gefragt sind Lenken, Einschätzen und Verantworten.

Warum das für uns Unternehmerinnen zählt

Wir Unternehmerinnen arbeiten ohnehin täglich mit genau diesen Fähigkeiten. Wir erfassen komplexe Situationen schnell, setzen Prioritäten, kommunizieren Entscheidungen und halten verschiedene Perspektiven zusammen. Das ist keine Nebensache. Das ist unternehmerische Stärke.

Dazu kommt: Viele von uns bringen ein feines Gespür für Nuancen, Beziehungen und Kontext mit. Nicht als Klischee, sondern als gewachsene Kompetenz aus Erfahrung, Verantwortung und Kommunikation. Und genau diese Stärke wird im Umgang mit KI besonders wertvoll.

Denn KI ersetzt Denken nicht. Sie verstärkt unsere Sprache, unser Denken.

Unternehmerinnen sind die Ausnahme

Zunächst wird es paradox. Eine Harvard-Studie dokumentiert den KI- Gender Gap: Frauen nutzen generative KI rund 20 Prozent seltener als Männer. Konsistent über Regionen, Branchen, Berufe. ChatGPT-App-Downloads stammen nur zu 27 Prozent von Frauen.

Es ist ein Vertrauensthema. Frauen sind 32 Prozent häufiger als Männer besorgt, dass KI-Einsatz «Cheaten» ist. Sie misstrauen KI-generierten Resultaten zudem stärker.

Hier kommt die gute Nachricht.

Wer Unternehmerinnen separat anschaut, sieht ein anderes Bild. Die Global Entrepreneurship Survey 2025 hat Anfang 2025 in Deutschland, Österreich und der Schweiz nachgefragt. Das Resultat: 72 Prozent der Unternehmerinnen erwarten, dass KI ihnen im kommenden Jahr Rückenwind gibt. Sie sparen durch KI-Tools durchschnittlich zehn Stunden pro Woche. Wer ein Unternehmen führt, hat den Schlüssel längst aus der Tasche geholt.

Das überrascht nicht. Wir Unternehmerinnen müssen Werkzeuge nutzen, die Zeit sparen. Entscheidungen treffen, ohne zehn Meetings einzuberufen. Marketing, Buchhaltung, Strategie und Kundenkommunikation alleine oder mit kleinem Team stemmen. KI ist da kein Spielzeug. Sie ist Verstärker.

Und genau hier wird Sprache zum Hebel.

Der eigentliche Hebel

Es geht nicht nur darum, KI zu lernen. Es geht darum, das zu erkennen, was längst da ist: unsere sprachliche Stärke, unsere kommunikative Kompetenz und unsere Fähigkeit, mit Kontext zu arbeiten.

Für uns Unternehmerinnen ist das eine gute Nachricht. Denn genau diese Fähigkeiten entscheiden darüber, ob KI oberflächlich bleibt oder zum echten Hebel wird.

Sprache ist die neue Kernkompetenz. Nicht weil Technik unwichtig wäre. Sondern weil gute Technik ohne gute Sprache nicht wirksam wird.

Der Schlüssel liegt bereits in unserer Tasche. Wir müssen ihn nur einsetzen.

Über die Autorin:

Heidi Leemann arbeitet an der Schnittstelle von Sprache und KI. Sie ist Inhaberin von TextKonzept und entwickelt seit zehn Jahren Unternehmenskommunikation, die wirkt – Texte und Konzepte für Organisationen, die klar verstanden werden wollen.

Bei Swiss AI Experts ist sie Co-Founder, vermittelt KI-Kompetenz und macht künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag praxistauglich. Ihre Überzeugung: Gute Kommunikation und gute KI-Nutzung haben dieselbe Grundlage – präzises Denken und präzise Sprache.

TextKonzept | Swiss AI Experts
Heidi Leemann

Webseite: swiss-ai-experts.ch | textkonzept.ch
Email: leemann@textkonzept.ch
Telefon: +41 79 277 19 69

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Quellen
Otis, N. G., Delecourt, S., Cranney, K., & Koning, R. (2024, rev. 2025): «Global Evidence on Gender Gaps and Generative AI.» Harvard Business School Working Paper No. 25-023. https://www.hbs.edu/faculty/Pages/item.aspx?num=66548
Greenberg, D. M. et al. (2023): «Sex and age differences in theory of mind across 57 countries using the English version of the Reading the Mind in the Eyes Test.» Proceedings of the National Academy of Sciences (PNAS). https://www.pnas.org/doi/abs/10.1073/pnas.2022385119
Perrin, D. (2025): «Warum KI nach Sprachprofis ruft.» ZHAW Impact. https://impact.zhaw.ch/de/artikel/warum-ki-nachsprachprofis-ruft
GoDaddy (März 2025): Global Entrepreneurship Survey 2025, DACH-Auswertung. Durchgeführt von Advanis im Januar 2025. https://www.godaddy.com/resources/de/news/godaddy-studie-zum-weltfrauentag-wie-ki-kleinunternehmerinnen-in-dach-unterstuetzt
Lean In (2025): «Women and AI: The Gender Gap in AI Adoption and Recognition.» https://leanin.org/research/ai-women-gender-gap-data

Autorin: Sandra-Maria Kraus

Schluss mit fehlenden Infos und Tool-Chaos: So automatisierst du dein Kunden-Onboarding mit Notion

Sieht es bei dir auch so aus, wenn ein neues Projekt startet? Dein E-Mail-Programm blinkt im Hintergrund, auf deinem Bildschirm stapeln sich verschiedene Fenster mit Aufgabenlisten oder Ordnern und auf deinem Schreibtisch liegen zusätzlich noch handschriftliche Notizzettel vom Erstgespräch herum. Wenn Informationen so verstreut sind, geht zwangsläufig etwas verloren. Das Ergebnis ist ständiges Suchen nach Briefing-Details und unnötige Rückfragen, die eigentlich schon längst geklärt waren. Ein entspannter Projektstart fühlt sich anders an, oder?

Die gute Nachricht ist: Es gibt einen Weg raus. Stell dir vor, du hättest einen zentralen Ort, an dem alles zusammenläuft. Einen Ort, an dem du genau weisst, was als Nächstes zu tun ist, weil dein System die nervige Vorarbeit für dich erledigt. Mit Notion schaffst du genau das.

In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du dein Kunden-Onboarding mit Notion strukturierst und dadurch die Zeit zurückgewinnst, die du eigentlich für deine Kernarbeit brauchst. Oder auch mal für einen ausgiebigen Mittagsspaziergang.

Wenn Technik beim Onboarding mehr bremst als hilft

Um ein Kunden-Onboarding professionell abzuwickeln, greifen viele kleinere Unternehmen zu einer ganzen Palette an spezialisierten Programmen. Da gibt es Tools für die Zeiterfassung, Projektmanagement-Software für die Aufgaben, die Ablage für deine Dokumente und das tägliche Hin- und Herschreiben per E-Mail. In der Praxis entstehen dadurch aber oft mühsame Hürden:

• Die «Wo war das nochmal?»-Falle: Du hast eine Info im Erstgespräch auf einem Zettel notiert, der Kunde hat sie später in einer Mail konkretisiert und die finale Datei liegt in einem Unterordner. Ohne einen zentralen Ankerpunkt verbringst du wertvolle Zeit damit, Puzzleteile zusammenzusuchen.
• Mangelnde Synchronisation: Wenn Tool A nicht weiss, was in Tool B passiert, musst du Daten händisch übertragen. Das ist nicht nur lästig, sondern die Geburtsstunde für Übertragungsfehler.
• Überforderung beim Kunden: Wenn dein Kunde für den Start der Zusammenarbeit fünf verschiedene Einladungen zu fünf verschiedenen Plattformen bekommt, stiftet das eher Verwirrung als Vertrauen.

Anstatt also noch mehr Apps hinzuzufügen, die miteinander «reden» müssen, liegt die Lösung darin, die Komplexität zu reduzieren.

Notion als Zentrale: Ein Onboarding-Tool, mehr Fokus

Der grosse Vorteil von Notion ist, dass es die Funktionen vieler spezialisierter Apps an einem einzigen Ort vereint. Anstatt für jede Aufgabe ein eigenes Programm zu öffnen, baust du dir dein Onboarding-System so zusammen, wie du es wirklich brauchst. Das reduziert nicht nur deine monatlichen Abo-Kosten, sondern vor allem das ständige Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Fenstern.

Aufgabenmanagement

Statt einer separaten To-do-Liste führst du deine Projektplanung direkt in Notion. Du verknüpfst deine Aufgaben mit den Kundeninfos, sodass du beim Abarbeiten sofort alle Hintergründe parat hast. So verschwindet die Trennung zwischen «Was muss ich tun?» und «Für wen mache ich das gerade?».

Alles an einem Ort

Anstatt Dateien wie Verträge oder Angebote wild in verschachtelten Unterordnern zu verstecken, wird Notion zu deiner Info-Zentrale. Die Dokumente bleiben sicher dort liegen, wo sie hingehören (z.B. in deiner gewohnten Online-Ablage), aber du verlinkst sie direkt in der jeweiligen Projektseite in Notion. So musst du dich nicht mehr durch endlose Strukturen klicken, sondern weisst mit einem Blick, wo was liegt.

Kunden-Portal

Anstatt Status-Updates per E-Mail zu schicken, gibst du eine Seite in Notion für deine Kunden frei. Dort sehen sie auf einen Blick den Fortschritt, anstehende Termine und offene Punkte. Das schafft maximale Transparenz, ohne dass du eine einzige zusätzliche Nachricht schreiben musst.

Notion Onboarding: So nutzt du Formulare für deine Prozesse

Ein grosser Zeitfresser im Onboarding ist oft das Sammeln der ersten Informationen. Bisher lief das meistens so ab: Du schickst eine E-Mail mit einer Liste an Fragen, dein Kunde antwortet nach ein paar Tagen und du kopierst die Rechnungsadresse, das Logo oder die Projektziele händisch in dein System.

Mit Notion-Formularen lässt sich dieser Schritt wesentlich einfacher gestalten. Anstatt alle Details in einer langen E-Mail abzufragen, schickst du deinem Kunden einfach einen Link zu einem übersichtlichen Formular.

Das bringt dir im Alltag drei entscheidende Vorteile:

• Direkte Übernahme der Daten: Dein Kunde trägt seine Informationen selbst ein. Ob Rechnungsdetails, Antworten zum Briefing oder der Upload von Dateien – alles landet automatisch an der richtigen Stelle in deiner Notion-Datenbank.
• Weniger Fehler: Weil du keine Daten mehr händisch abtippen oder aus Texten kopieren musst, verringert sich das Risiko für Tippfehler bei Adressen oder Namen erheblich. Die Qualität deiner Daten stimmt von Anfang an.
• Sofortiger Überblick: Sobald dein Kunde das Formular abschickt, ist dein Projekt-Dashboard in Notion mit den wichtigsten Infos gefüllt. Du musst nichts mehr sortieren, sondern hast direkt alles vorliegen, um mit der eigentlichen Arbeit zu beginnen.

Dieser strukturierte Ablauf sorgt dafür, dass sich der Start für deine Kunden sehr professionell und verlässlich anfühlt. Für dich bedeutet es vor allem, dass der administrative Aufwand spürbar sinkt, noch bevor das eigentliche Projekt startet.

Vom Datensatz zum fertigen Kunden-Dashboard

Sobald die Informationen über dein Formular eingetroffen sind, beginnt die eigentliche Magie in Notion. Anstatt jetzt händisch Aufgabenlisten anzulegen, nutzt du eine Vorlage.

Mit nur einem Klick wendest du diese Struktur auf deinen neuen Kunden-Datensatz an. Sofort erscheinen alle relevanten Bereiche: von der Meilenstein-Planung bis hin zum Bereich für die Meeting-Notizen. Alles ist bereits an seinem Platz, inklusive der Verknüpfungen, die du für deine Arbeitsweise brauchst. Indem du dein Onboarding in Notion standardisierst, sparst du dir bei jedem neuen Start wertvolle Stunden und sorgst dafür, dass deine Qualität immer auf demselben Level bleibt.

Dein Onboarding braucht kein Tool-Chaos, sondern Struktur

Oft herrscht der Glaube, dass ein automatisiertes Kunden-Onboarding nur mit einer komplizierten Kette aus To-Do-App, speziellen Formular-Anbietern und weiteren Drittanbietern funktioniert. Doch die Wahrheit ist: Du brauchst keinen riesigen Software-Fuhrpark, um deine neuen Projekte professionell zu starten.

Die meisten Aufgaben – von der ersten Datenerfassung über die strukturierte Ablage bis hin zum fertigen Projekt-Dashboard – lassen sich hervorragend innerhalb von Notion abbilden. Indem du deine Prozesse an einem einzigen Ort bündelst, eliminierst du die Reibungsverluste, die beim ständigen Wechsel zwischen verschiedenen Apps entstehen. Du gewinnst nicht nur Zeit, sondern vor allem die mentale Klarheit, dich voll und ganz auf deine Kunden zu konzentrieren.

Häufige Fragen zum Notion Onboarding

Muss ich Technik-Profi sein, um Notion für mein Kunden-Onboarding zu nutzen?

Überhaupt nicht. Notion kann ganz individuell aufgebaut werden. Der grösste Aufwand fliesst daher meistens in die Überlegung, wie der eigene Prozess eigentlich aussehen soll – die technische Umsetzung ist dann oft nur noch Fleissarbeit. Gern begleite ich dich bei der Einrichtung neuer Automatisierungen, die bestehende Prozesse entlasten.

Brauche ich für die Formulare ein kostenpflichtiges Zusatz-Tool?

Nein, Notion bietet mittlerweile eigene, integrierte Formulare an. Du kannst sie direkt in deine Datenbanken einbetten und die Links an deine Kunden verschicken. Die Daten landen ohne Umwege dort, wo du sie brauchst. Es gibt zwar Drittanbieter für noch komplexere Automationen, aber für ein klug aufgesetztes Kunden-Onboarding reicht die interne Lösung von Notion völlig aus.

Ist es für meine Kunden nicht kompliziert, wenn ich ihnen einen Notion-Link schicke?

Ganz im Gegenteil. Wenn du ihnen lediglich Informationen oder eine Projekt-Übersicht zum Nachlesen schickst, können sie diese einfach wie eine normale Webseite im Browser öffnen – ganz ohne Anmeldung. Auch das Ausfüllen von Formularen klappt ohne Account. Erst wenn deine Kunden aktiv mitschreiben oder Aufgaben direkt in Notion erledigen sollen, ist ein kostenloser Zugang nötig.

Über die Autorin

Sandra-Maria Kraus begleitet UnternehmerInnen und KMUs dabei, Prozesse zu vereinfachen und Tools so zu nutzen, die sie wirklich entlasten. Sie ist spezialisiert auf Notion-Systeme und Automatisierungen mit Zapier und zeigt, wie ein smartes Setup für mehr Struktur, weniger Rückfragen und eine reibungslose Zusammenarbeit sorgt.

Wenn du jetzt gemerkt hast, dass du dein Onboarding endlich auf ein solides Fundament stellen willst, aber nicht weisst, wo du beim Aufbau deines Systems anfangen sollst: Sandra-Maria unterstützt dich gerne dabei.

Sandra-Maria Kraus
Sandra-Maria Kraus

Webseite: digitalexpertin.com
Email: womenbiz@digitalexpertin.com

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Fotos by DANI-ELLA Photography

Autorin: Esther Jaggy Aebi

Ich geb es zu: Ich hatte meine Phasen mit Automation-Tools und jede davon hat mich etwas gelehrt.

Phase 1: Make entdeckt – verbindet Apps automatisch miteinander (visueller Baukasten). Begeisterung aber auch Zweifel, ist das nicht zu technisch für mich? Ich habe Stunden, Tage und Wochen investiert, Automationen ausprobiert und immer wieder dasselbe: irgendeine Verbindung schlug fehl, und ich wusste nicht warum. Dabei hatte ich sogar ein Erfolgserlebnis: Ich hatte meinen Blog automatisiert. Es funktionierte – wochenlang. Bis plötzlich die Meldung kam, ein Webhook hänge.

Welcher Webhook genau das war, war klar ersichtlich, aber ich wusste nicht wie ich ihn reparieren sollte – und das ist symptomatisch für das ganze Thema.

Ich holte mir Hilfe – von Profis und musste feststellen: Auch sie standen an, immer wieder.

Phase 2: Zapier – verbindet Apps automatisch miteinander (einfacher, weniger flexibel als Make). Hier hatte ich sogar eine richtig coole Idee von einem Kollegen erhalten: Jede Person, die über Calendly einen Termin buchte, sollte automatisch ein personalisiertes Video erhalten, generiert mit HeyGen. Calendly löst den Trigger aus, Zapier verbindet, HeyGen produziert das Video. Klingt genial, oder?

War es auch, zumindest fast. Im Video stimmte nämlich immer wieder entweder die Uhrzeit oder das Datum nicht. Nach einer Woche hatte ich den Workflow wieder eingestellt. So nah am Ziel, und trotzdem nicht fertig.

Phase 3: n8n – wie Make/Zapier, aber technisch flexibler und auch selbst hostbar. Ich wollte meinen Posteingang automatisieren. Selbstversuche, dann einen Workshop gebucht, viel gelernt und zum Schluss trotzdem keine finale Lösung. Irgendwo hing es immer.

Phase 4: Lindy – KI-Agent, der selbständig Aufgaben erledigt. Ein Tool, das mit echten KI-Agenten arbeitet. Agenten, die selbständig entscheiden, nicht nur starre Flows abarbeiten. Schön, smart, vielversprechend.

Du ahnst es bereits: auch hier lief es nicht rund.

Ich bin TÜV-zertifizierte KI-Trainerin, keine Programmiererin. Und ich sage dir: Das Frustrationspotenzial dieser Tools ist real, nicht weil sie schlecht wären, sondern weil sie für eine bestimmte Art von Nutzerin gebaut wurden – eine, die im Notfall den Code anfassen kann oder einfach ein technisches Verständnis hat.

Warum so viele scheitern – und warum das kein Versagen ist

Was ich erlebt habe, höre ich immer wieder, auch von Personen, welche sich mit diesen Tools schon länger beschäftigen: «Ich hab Make oder Zapier ausprobiert, aber die Verbindungen klappen nicht und ich weiss nicht warum.» Oder: «n8n war mir zu technisch», ich persönlich habe sogar einen Workshop besucht und trotzdem keine Lösung für mich gefunden.

Das ist keine individuelle Schwäche, das ist schlicht ein Produktproblem.

Diese Tools wurden für Menschen gebaut, die mit APIs, Webhooks und JSON vertraut sind. Für alle anderen ist es, trotz Drag-and-Drop-Oberfläche, oft ein Kampf auf verlorenem Posten. Viele lassen Agenten-Tools wie Lindy oder n8n komplett aus, weil schon die ersten Schritte zu steil sind. Und selbst Profis stehen manchmal an.

Das ist keine Ausrede, das ist die Realität dieser Tools.

Was sich verändert hat und warum ich wieder Lust habe

Dann kam Claude mit einem Update, und zwar nicht nur als Chatbot, sondern als Cowork-Partner direkt auf dem Desktop. Claude ist ein KI-Assistent zum Denken & Schreiben und wird zum KI-Agenten, sobald man Tools verbindet.

Was das bedeutet: Ich muss nicht mehr verstehen, wie eine API-Verbindung konfiguriert wird. Ich beschreibe, was ich will und Claude hilft mir, es umzusetzen. Schritt für Schritt, in meiner Sprache, nicht in Programmiersprache.

Cowork und Code, zwei Funktionen der Claude Desktop-App haben etwas Entscheidendes verändert: Das Verbinden von Tools, das Automatisieren von Abläufen, das Arbeiten mit KI-Agenten ist plötzlich auf einer Ebene möglich, die für Nichtprogrammiererinnen zugänglich ist. Kein endloses Googeln oder ChatGPT befragen bezüglich Fehlermeldungen. Und auch kein Aufgeben nach Tagen.

Menschen, die Make ausprobiert und aufgegeben haben, melden sich zurück. Menschen, die gesagt haben «KI ist nichts für mich», entdecken jetzt Lust am Ausprobieren. Weil der Einstieg plötzlich einfacher geworden ist und weil er nicht mehr allein bewältigt werden muss.

Was du jetzt konkret tun kannst

Du musst nicht sofort alles verstehen. Fang mit einer Frage an, keiner Aufgabe:

• Welche Arbeit kostet mich jede Woche am meisten Zeit?
• Wo kopiere ich Informationen manuell von A nach B – immer wieder?
• Welche E-Mails schreibe ich gefühlt im Schlaf, weil sie so ähnlich sind?
• Was erkläre ich KundInnen immer wieder von Grund auf neu?

Genau dort fängst du an. Und damit KI dir wirklich gute Antworten liefert, nicht dieses generische Einheitsbrei-Ergebnis, dass du nach 10 Sekunden wieder wegklickst, hilft ein einfaches Framework.

Das 5-Schritte-Framework für bessere Prompts

Der häufigste Grund, warum KI-Ergebnisse enttäuschen: Der Prompt war zu vage. Dabei braucht es keine Programmierkenntnisse – nur fünf klare Zutaten:

1. Rolle: Wer soll die KI sein? Zum Beispiel: «Du bist eine erfahrene Marketing-Texterin für Schweizer KMU.» Eine KI ohne Rolle antwortet wie ein Lexikon. Mit Rolle antwortet sie wie eine Expertin.
2. Kontext: Was muss die KI über dich wissen? Branche, Zielgruppe, Situation – je mehr Hintergrund, desto präziser das Ergebnis. Stell dir vor, du briefst eine neue Mitarbeiterin.
3. Aufgabe: Was soll die KI konkret tun? Vage Aufgaben = vage Ergebnisse. Faustregel: Wenn du den Auftrag einer Praktikantin geben würdest, würde sie genau wissen, was zu tun ist? Wenn nein, ist er noch zu vage.
4. Format: Wie soll das Ergebnis aussehen? Als E-Mail? Als nummerierte Liste? Als 3 Varianten? KI wählt sonst selbst und oft nicht das, was du brauchst.
5. Tonalität: Wie soll es klingen? Hier kommt deine Brand Voice ins Spiel. Ohne Tonalität klingt KI generisch. Mit Tonalität klingt sie nach dir.

Zwei Minuten in einen guten Prompt investieren spart zwei Stunden Nachbearbeitung. Versprochen.

Bereit für den nächsten Schritt?

Das 5-Schritte-Framework kannst du sofort ausprobieren. Und wenn du merkst, dass du dir dabei eine Begleitung wünschst – jemanden, der mitdenkt, erklärt, korrigiert und anfeuert – dann melde dich gerne bei mir.

Über die Autorin

Esther Jaggy Aebi ist TÜV-zertifizierte KI-Trainerin und Gründerin von ej.AI.minds. Sie begleitet KMU und Solopreneure im deutschsprachigen Raum dabei, KI praxisnah und ohne Technikstress einzusetzen – vom ersten Schritt bis zur echten Integration in den Arbeitsalltag. Ihr Motto: «KI kann leicht sein – darin liegt ihre Power.»

Mit ihrem Programm WAItblick, ein 12-Wochen 1:1-Begleitprogramm, hilft sie Solo-Selbständigen, die KI strukturiert und ohne Technikstress in ihren Alltag integrieren wollen.

ej.AI.minds
Esther Jaggy Aebi

Webseite: ejaiminds.com
Email: esther@ejaiminds.com
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Autorin: Franziska Alpiger

«KI interessiert mich schon, aber ich weiss nicht, wo ich anfangen soll.» Oder: «Das ist doch was für Technik-Freaks, nicht für mich.» Ich kenne diese Gedanken und ich kann dir sagen: Sie sind absolut verständlich. Und trotzdem möchte ich dich heute ermutigen, diesen einen Schritt zu wagen.

Denn seien wir ehrlich: Wer sich heute nicht mit KI beschäftigt, steht morgen hinten an.

Das klingt hart. Ist aber nicht böse gemeint, sondern als Einladung. Als Selbständige hast du keine Zeit zu verlieren. KI ist längst kein Zukunftsthema mehr. Die Frage ist nicht mehr ob, sondern wann du anfängst. Und je früher, desto grösser dein Vorsprung.

Wo fange ich an?

Genau hier liegt für viele die erste Hürde: nicht die Technik selbst, sondern die riesige Menge an Tools. ChatGPT, Claude, Gemini, Canva AI, Notion, Gamma – wohin man schaut, neue Namen, neue Versprechen. Mein Rat: Fang mit einem einzigen Tool an. Nicht mit dem besten. Nicht mit dem komplexesten. Mit dem, das dein aktuell grösstes Problem löst.

Schreiben war aufwendig – bis gestern

Das Schreiben kostet enorm viel Zeit? Mit KI-Assistenten wie ChatGPT, Claude oder Gemini gehört die leere Seite der Vergangenheit an. Gib der KI präzise, was du brauchst und in Sekunden hast du einen soliden Entwurf, den du mit deiner persönlichen Note verfeinerst. Je mehr Kontext du mitgibst, umso besser werden deine Texte.

Bilder & Grafiken – auch ohne Designstudium

Canva mit KI-Funktion ist ein absoluter Produktivitäts-Turbo: Hintergrund entfernen, Bilder erweitern, Grafiken erstellen. Für individuelle Bilder statt generischer Stockfotos sind Nano Banana und Midjourney absolute Highlights. Infografiken, die komplexe Inhalte auf einen Blick verständlich machen? Mit Nano Banana und inzwischen auch ChatGPT supertoll gelöst.

Präsentationen – in Minuten statt Stunden

Gamma AI erstellt aus deinen Stichpunkten oder Vorlagen eine visuell ansprechende Präsentation. Kein stundenlanges Kämpfen mit Foliendesign mehr.

Meetings: Endlich nur noch dabei sein

Zoom bietet eine integrierte Transkriptionsfunktion. Otter.ai und tl;dv gehen weiter: transkribieren, zusammenfassen, To-do-Listen erstellen.

Datenschutz-Hinweis: Achte hier bezüglich Datenschutz auf Serverstandorte und DSGVO-Konformität. Informiere auch deine GesprächspartnerInnen immer über das Transkriptions-Tool.

Organisation: Klarheit statt Chaos

Notion AI strukturiert und priorisiert. Microsoft Copilot Pro integriert KI direkt in Word, Excel und Outlook. NotebookLM von Google lässt dich deine eigenen Dokumente befragen und erstellt sogar Podcasts daraus. Personenbezogene Daten vorher anonymisieren. Claude Cowork bringt KI-Agenten direkt auf deinen Desktop: Aufgaben beschreiben, Claude erledigt sie – ohne Programmierkenntnisse.

Landingpages – ohne eine Zeile Code

Mit Lovable erhältst du aus einer einfachen Beschreibung eine vollständig funktionale Webseite. Neue Angebote sind somit in Stunden statt Wochen online.

KI ist kein Hexenwerk

Du musst keine Programmiererin sein. Du musst keine Expertin sein. Du musst nur neugierig sein und bereit, etwas auszuprobieren. Die Tools von heute sind so gestaltet, dass du sie in normaler Sprache bedienen kannst. Wer einen Text schreiben kann, kann auch mit KI arbeiten.

Als zertifizierte KI-Trainerin begleite ich Frauen genau auf diesem Weg: vom ersten Zögern bis zum selbstbewussten Einsatz von KI im Businessalltag. Und ich verspreche dir: Der Moment, in dem du merkst, wie viel Zeit du zurückgewinnst, verändert alles. Denn am Ende ist die einzige Grenze deine eigene Fantasie.

Welches KI-Tool traust du dich diese Woche auszuprobieren?

Über die Autorin

Franziska Alpiger ist zertifizierte KI-Managerin und KI-Trainerin. Sie unterstützt selbständige Frauen dabei, KI-Tools sinnvoll in ihren Business-Alltag zu integrieren – praxisnah, ohne Technik-Vorkenntnisse und mit dem Ziel, Zeit für das Wesentliche zurückzugewinnen.

Franziska Alpiger
Franziska Alpiger

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Email: info@franziskaalpiger.ch
Telefon: +41 79 404 96 35